Diese Anleitung beschreibt, wie du die DATEV-Datenservices mit X-Sitter in Betrieb nimmst. Sie richtet sich an dich als Unternehmen und an deinen Steuerberater. Dieselbe Anleitung findest du in X-Sitter unter **Buchhaltung > DATEV > Anleitung zur Einrichtung**.

| DATEV-Datenservice | Was X-Sitter damit macht |
|---|---|
| **DATEV Buchungsdatenservice** | Deine Aufträge werden monatsweise als Buchungsstapel im DATEV-Format an das DATEV-Rechenzentrum übertragen. Dein Steuerberater ruft sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ab. |
| **DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen** (optional) | Die Rechnungs-PDFs deiner Aufträge werden nach DATEV Unternehmen online (Belege online) übertragen und mit den Buchungen verknüpft. |

!!! warning Wichtig
Der DATEV Buchungsdatenservice (und bei Bedarf der DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen) muss vor der Nutzung bei DATEV bestellt und in Betrieb genommen werden: [go.datev.de/datenservices-einrichten](http://go.datev.de/datenservices-einrichten)
!!!

## Bevor du startest
- Dein Benutzer braucht die Rechte für **Buchhaltung › DATEV** und für die Einstellungen **Buchhaltung › DATEV › Einstellungen**. Frag deinen Administrator, wenn die Menüeinträge fehlen.
- Die DATEV-Anbindung muss für X-Sitter freigeschaltet sein. Steht auf der Verbindungsseite „Die DATEV-Anbindung ist noch nicht freigeschaltet“, wende dich an den X-Sitter-Support.
- Die DATEV-Anbindung zählt zu den Verbindungen deines Pakets, siehe [Abrechnung und Paket](/administration/billing-and-package.md).

### Stand deiner Einrichtung
Die Seite **Anleitung zur Einrichtung** zeigt eine Checkliste deiner Einrichtung, damit du auf einen Blick siehst, was noch fehlt:

- Kopfdaten (Berater-/Mandantennummer)
- Buchungsregeln gespeichert
- Bei DATEV angemeldet
- Mandant geprüft (Buchungsdatenservice)
- Belegbilderservice aktiviert (optional)

## Schritt 1: Bestellung und Einrichtung bei DATEV

Diese Schritte erledigt in der Regel dein Steuerberater (DATEV-Mitglied). X-Sitter kann sie nicht für dich übernehmen.

1. Der Steuerberater bestellt den DATEV Buchungsdatenservice für deinen Mandantenbestand und richtet ihn ein: [DATEV-Datenservices einrichten](http://go.datev.de/datenservices-einrichten).
2. Soll auch der Belegbilderservice genutzt werden, muss DATEV Unternehmen online für den Mandanten freigeschaltet sein und in Belege online der gewünschte Belegtyp existieren (z. B. „Rechnungsausgang“).
3. Der Steuerberater vergibt einer Person aus deinem Unternehmen (oder sich selbst) das Recht für den Datenservice auf diesem Mandantenbestand. Diese Person braucht ein DATEV-Konto mit SmartLogin oder SmartCard, um sich in X-Sitter bei DATEV anzumelden.
4. Die Kanzlei gibt dir die Beraternummer und die Mandantennummer sowie den Kontenrahmen (SKR03/SKR04), das Wirtschaftsjahr und die Sachkontenlänge.

## Schritt 2: Einstellungen in X-Sitter

Unter **Buchhaltung > DATEV > Einstellungen**:

1. **Reiter „Kopfdaten“**: Trag Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge und Kontenrahmen ein. Diese Angaben stehen im Kopf jeder Datei und müssen zum Mandantenbestand deines Steuerberaters passen.
2. **Reiter „Bestellungen“**: die Buchungsregeln – Kontenrahmen, Debitorenkonto (Sammeldebitor oder ein Konto je Kunde), Erlöskonten je Steuerfall (Inland 19 %, 7 %, steuerfrei, EU-Unternehmen, EU-Privatkunden, Drittland), Behandlung von Versandkosten und Gutschriften, Belegfelder und Buchungstext, ab welchem Bestellstatus gebucht wird und ob Rechnungs-PDFs als Belege übertragen werden. Stimme die Konten mit deinem Steuerberater ab und speichere die Regeln. Ohne gespeicherte Regeln wird kein Buchungsstapel erzeugt.
3. Klicke auf **Speichern**. X-Sitter bestätigt mit „Die Daten wurden gespeichert“ und lässt den Reiter offen, in dem du zuletzt gearbeitet hast. Solange die Buchungsregeln noch nie gespeichert wurden, ist der Reiter „Bestellungen“ mit **offen** markiert.

### Kopfdaten – Felder

| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| **Beraternummer** | Die Nummer deines Steuerberaters bei DATEV (1001 bis 9999999). Pflicht für die Übertragung. |
| **Mandantennummer** | Deine Nummer bei deinem Steuerberater (1 bis 99999). Pflicht für die Übertragung. |
| **Beginn des Wirtschaftsjahres** | Format JJJJMMTT, z. B. 20260101. |
| **Sachkontenlänge** / **Sachkontenrahmen** | Meist 4 Stellen; SKR03 oder SKR04. |
| **Bezeichnung des Buchungsstapels** | Optional, max. 30 Zeichen. |
| Weitere Kopffelder | Diktatkürzel, Buchungstyp, Rechnungslegungszweck, Festschreibung, Währung und weitere. Sie können meist auf der Vorbelegung bleiben – siehe den Hilfetext neben jedem Feld. |

### Buchungsregeln (Reiter „Bestellungen“) – Felder

| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| **Kontenrahmen** | SKR03 oder SKR04. Belegt die Erlöskonten vor (SKR03: 8400 / 8300 / 8200 / 8125 / 8120; SKR04 entsprechend). |
| **Bestellstatus, ab dem gebucht wird** | Kommagetrennt, z. B. `sent`. Nur Aufträge mit diesem Status werden zum Buchen angeboten. Siehe [Auftragsstatus](/orders/order-statuses.md). |
| **Kostenstelle (KOST1, optional)** | Kostenstelle, die an jede Buchung angehängt wird. |
| **Positionspreise in den Aufträgen sind** | **Bruttopreise (inkl. USt)** oder **Nettopreise (zzgl. USt)**. |
| **Debitorenkonto** | **Sammeldebitor für alle Kunden** (z. B. 10000) oder **eigenes Konto je Kunde (Nummernkreis)** mit einem Bereich von … bis. |
| **Erlöskonten** | Konto und **BU-Schlüssel** je Steuerfall: Inland 19 %, Inland 7 %, Inland 0 % (steuerfrei), EU-Unternehmen, EU-Privatkunden (OSS – nur bei OSS-Teilnahme, sonst leer lassen, dann wird wie Inland gebucht), Drittland. |
| **Versandkosten** | **wie Erlös nach Steuersatz** oder **eigene Konten** (Versand 19 %, Versand 7 %). |
| **Gutschriften / Stornos** | **Soll/Haben tauschen** oder **Generalumkehr (BU-Schlüssel 2x)**. |
| **Belegfeld 1 / Belegfeld 2** | Rechnungsnummer oder Bestellnummer (Feld 2 kann auch leer sein). |
| **Buchungstext** | Optional, max. 60 Zeichen. Platzhalter: `{invoice_number}` `{order_number}` `{customer}` `{date}`. |
| **Rechnungs-PDF als Beleg übertragen** | **nein** oder **ja (Belegbilderservice)**. Verwendet die Rechnungs-PDFs deiner Aufträge, siehe [Auftragsdokumente](/orders/order-documents.md). |
| **Belegtyp in DATEV** / **Belegtyp mitgeben** | Der Belegtyp muss in DATEV Unternehmen online existieren, z. B. Rechnungsausgang. Er wird vor jeder Übertragung geprüft. |
| **Ablage in Belege online** / **Notiz am Beleg** | Ordner des Belegarchivs (das Register ist der Monat JJJJ-MM) und eine optionale Notiz. |
| **Buchungen festschreiben** | **nein, Steuerberater prüft** oder **ja**. |

## Schritt 3: Verbindung zu DATEV herstellen

Unter **Buchhaltung > DATEV > Verbindung**:

1. Klicke auf **Mit DATEV verbinden**. Du wirst zur Anmeldeseite von DATEV weitergeleitet und meldest dich dort mit deinem DATEV-Konto an (SmartLogin-App oder SmartCard). DATEV zeigt dir, welche Zugriffe X-Sitter anfordert; bestätige diese.
2. Zurück in X-Sitter wählst du den Mandanten aus der Liste („prüfen und auswählen“). Es erscheinen nur Mandantenbestände, auf die dein DATEV-Benutzer Zugriff hat; auswählbar sind nur Bestände, für die der Buchungsdatenservice eingerichtet ist. Bei vielen Beständen filterst du nach Berater- und Mandantennummer.
3. Der Verbindungsstatus zeigt **verbunden**, sobald DATEV den Zugriff auf den Mandanten bestätigt hat. Angezeigt werden auch die Person, die die Verbindung hergestellt hat, und bis wann der Zugriff gilt. Bei der Dauerverbindung verlängert sich der Zugriff automatisch mit jeder Nutzung um zwei Jahre.

Gut zu wissen zur Verbindung:
- **Zugriffsart:** Der **Dauerzugriff** verlängert sich bei jeder Nutzung um zwei Jahre. Der **Kurzzeitzugriff** gilt 11 Stunden; danach musst du dich erneut anmelden.
- Die DATEV-Anmeldung muss innerhalb von 15 Minuten abgeschlossen sein. Dauert es länger oder brichst du ab, starte erneut mit **Mit DATEV verbinden**.
- **Erneut bei DATEV anmelden** widerruft zuerst den bisherigen Zugriff und startet dann eine neue Anmeldung, z. B. wenn eine andere Person die Verbindung halten soll.
- Bist du Mandant eines Logistikers, stellt eventuell dein Logistiker die Verbindung bereit. Die Verbindungsseite zeigt dann „Die Verbindung wird vom Logistiker bereitgestellt“.

## Schritt 4: Buchungsstapel übertragen

Unter **Buchhaltung > DATEV > Buchungsdatenservice**:

1. Wähle einen Monat. Die Vorschau zeigt alle Aufträge des Monats mit dem eingestellten Bestellstatus, die noch nicht übertragen wurden, mit Bruttobetrag und Hinweisen (z. B. fehlendes Erlöskonto, andere Währung).
2. **Buchungsstapel erzeugen** erstellt die Datei im DATEV-Format. Du kannst sie herunterladen und vorab mit dem DATEV-Prüfprogramm oder von deinem Steuerberater prüfen lassen.
3. **An DATEV übermitteln** sendet erst die Belege (falls aktiviert) und dann den Buchungsstapel an das DATEV-Rechenzentrum. DATEV verarbeitet die Datei anschließend; der Status wird nach der von DATEV genannten Wartezeit abgefragt.
4. Erst wenn DATEV **angenommen** meldet, gilt der Stapel als übertragen. Die enthaltenen Aufträge werden danach nicht mehr angeboten, damit nichts doppelt gebucht wird. Lehnt DATEV die Datei ab, siehst du die Fehlermeldung am Stapel; die Aufträge sind dann wieder frei für einen neuen Stapel.
5. Dein Steuerberater findet den Stapel in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen unter den bereitgestellten Buchungsdaten; verknüpfte Belege liegen in Belege online im Ordner „X-Sitter“.

### Details zur Übertragung
- **Monat**: Du kannst einen der letzten 18 Monate wählen; der Vormonat ist vorausgewählt.
- **Spalten der Vorschau:** Datum, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Kunde, Land, Kanal, Brutto, Buchungen, Beleg und Hinweis. Aufträge ohne Rechnungs-PDF werden ohne Beleglink gebucht („kein Rechnungs-PDF, Buchung ohne Beleglink“).
- **EXTF-Datei herunterladen**: lädt den erzeugten Stapel herunter, damit du oder dein Steuerberater ihn vor dem Senden prüfen könnt.
- **Stapel verwerfen:** Einen noch nicht übertragenen Stapel kannst du verwerfen („Buchungsstapel verwerfen?“ → **Ja, verwerfen**). Seine Aufträge sind dann wieder frei.
- **Übermitteln:** Bestätige den Dialog mit **Ja, übermitteln**.
- **Status prüfen**: Frage nach der von DATEV genannten Wartezeit das Ergebnis ab. Offene Stapel werden außerdem einmal automatisch abgefragt, wenn du die Seite öffnest.
- Schlägt das Hochladen eines Belegs fehl, wird der Buchungsstapel nicht gesendet.
- Ein abgelehnter Stapel kann nicht erneut gesendet werden. Behebe die Ursache (siehe die Meldung von DATEV) und erzeuge dann einen neuen Stapel.

![Screenshot: Liste „Buchungsstapel und Übermittlungen“ mit je einem Stapel in jedem Status und den Buttons „EXTF-Datei herunterladen“, „An DATEV übermitteln“ und „Status prüfen“](/accounting/images/datev-batches.png)

### Status der Buchungsstapel

| Status | Bedeutung |
|---|---|
| **erzeugt, nicht übermittelt** | Die Datei liegt in X-Sitter. Du kannst sie herunterladen, übermitteln oder verwerfen. |
| **wird von DATEV verarbeitet** | Der Stapel wurde gesendet; DATEV hat noch kein Ergebnis gemeldet. |
| **angenommen** | DATEV hat den Stapel angenommen. Seine Aufträge gelten als übertragen. |
| **abgelehnt** | DATEV hat den Stapel abgelehnt. Die Fehlermeldung steht am Stapel; die Aufträge sind wieder frei. |
| **verworfen** | Du hast den Stapel vor dem Senden verworfen. |

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X-Sitter kann dich über abgelehnte Übertragungen oder eine abgelaufene DATEV-Verbindung auch per Telegram benachrichtigen (Benachrichtigung „DATEV - Fehler“), siehe [Telegram-Benachrichtigungen](/account/telegram-notifications.md).
!!!

## Verbindung trennen oder Zugriff prüfen

- **Verbindung trennen** auf der Verbindungsseite löscht die Zugangsdaten in X-Sitter und widerruft den Zugriff bei DATEV.
- Welche Anwendungen auf deine DATEV-Daten zugreifen dürfen, siehst und widerrufst du jederzeit selbst in der DATEV-Anwendung [„Verbundene Anwendungen“](https://apps.datev.de/tokrevui).

## Wenn etwas nicht funktioniert

- Fehlermeldungen von DATEV enthalten meist einen Link zur DATEV-Hilfe; X-Sitter zeigt ihn direkt in der Meldung an.
- **Es lässt sich kein Mandantenbestand mit Buchungsdatenservice auswählen:** Der Datenservice ist für den Bestand noch nicht bestellt oder eingerichtet, oder dein DATEV-Benutzer hat das Recht dafür nicht. Wende dich an deinen Steuerberater.
- **DATEV meldet, dass der Belegtyp nicht existiert:** Der in den Einstellungen eingetragene Belegtyp muss in Belege online vorhanden sein, oder schalte **Belegtyp mitgeben** ab.
- Bei allen weiteren Fragen zur Anbindung wende dich an den X-Sitter-Support über **Ticket erstellen** in der Fußzeile von X-Sitter. Wir klären technische Fragen mit DATEV, ohne dass du dich selbst an DATEV wenden musst.
- Arbeitest du stattdessen mit der niederländischen Buchhaltungssoftware SnelStart? Siehe [SnelStart](/accounting/snelstart.md).

| Meldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Die DATEV-Anbindung ist noch nicht freigeschaltet …“ | X-Sitter hat die Zugangsdaten der DATEV-App noch nicht hinterlegt. | Wende dich an den X-Sitter-Support. |
| „Für diesen Mandanten ist der DATEV Buchungsdatenservice nicht eingerichtet …“ | Der Datenservice wurde für diesen Mandantenbestand nicht bestellt. | Bitte deinen Steuerberater, ihn zu bestellen und freizuschalten. |
| „Auf diesen Mandanten hat der angemeldete DATEV-Benutzer keinen Zugriff“ / „Dein DATEV-Benutzer hat auf keinen Mandanten Zugriff. Bitte lass dich vom Steuerberater freischalten.“ | Deinem DATEV-Benutzer fehlt das Recht für den Mandantenbestand. | Bitte deinen Steuerberater, dir das Recht zu geben. |
| „Ungültige oder abgelaufene DATEV-Anmeldung“ / „Die DATEV-Anmeldung ist abgelaufen, bitte erneut starten“ | Die DATEV-Anmeldung hat länger als 15 Minuten gedauert oder wurde abgebrochen. | Klicke erneut auf **Mit DATEV verbinden**. |
| „DATEV hat die Anmeldung abgelehnt: …“ | Fehler bei DATEV. | Folge der Meldung und der verlinkten DATEV-Hilfe. |
| „Die Firma ist nicht mit DATEV verbunden oder der Mandant ist noch nicht für den Buchungsdatenservice geprüft …“ | Keine Verbindung oder noch kein Mandant geprüft. Buchungsstapel können erzeugt und heruntergeladen, aber nicht übermittelt werden. | Schließe Schritt 3 ab. |
| Die Buchungsregeln (Kontenrahmen, Debitoren, Erlöskonten) sind noch nicht gespeichert. | Der Reiter „Bestellungen“ wurde noch nie gespeichert. | Fülle die Buchungsregeln aus und speichere sie. |
| Die Kopfdaten des DATEV-Formats sind unvollständig: | Im Reiter „Kopfdaten“ fehlen Pflichtfelder. | Ergänze die Felder, die in der Meldung genannt sind. |
| Keine offenen Aufträge mit dem eingestellten Status in diesem Monat. | In diesem Monat gibt es nichts zu buchen. | Prüfe den Monat und den Bestellstatus in den Buchungsregeln. |
| DATEV bittet um Wartezeit, nächste Abfrage frühestens … | Der Status wurde zu früh abgefragt. | Klicke nach der genannten Zeit erneut auf **Status prüfen**. |
| Buchungsstapel nicht gefunden | Der Stapel existiert nicht mehr. | Lade die Seite neu. |