E-Mail-Vorlagen enthalten Empfänger, Betreff und Text einer E-Mail für die Workflow-Aktion **E-Mail senden**. Der Text ist HTML mit Platzhaltern, die X-Sitter aus dem Auftrag füllt. Ein Workflow wählt nur noch die Vorlage aus. Typische Beispiele sind Versandbestätigungen an Endkunden oder interne Benachrichtigungen.

Die Mails, die X-Sitter von selbst verschickt – Zugangsdaten, Passwort zurücksetzen –, passt du unter [System-E-Mail-Vorlagen](/company/mail-templates.md) an.

![Screenshot: Übersicht der E-Mail-Vorlagen mit Name, Mandant, Typ, Empfänger, Betreff und „Verwendet in Workflows“](/automation/images/email-templates-overview.png)

## Bevor du startest

- Dein Benutzer braucht die Rechte für **Einstellungen** und **E-Mail-Vorlagen** im WMS-Menü. Das Öffnen des Formulars und das Löschen von Vorlagen sind eigene Rechte – frag deinen Administrator.
- Der Mandant, für den die Vorlage gedacht ist – siehe [Mandanten](/company/clients.md).

## Mit der E-Mail-Bibliothek starten

X-Sitter stellt in der **E-Mail-Bibliothek** fertige Vorlagen bereit.

1. Klicke in der Übersicht auf **Aus Bibliothek**.
2. Sieh dir eine Vorlage über das Augen-Symbol in der Vorschau an.
3. Klicke auf **Übernehmen**. X-Sitter legt für einen Mandanten eine eigene Kopie an, die du danach anpassen und in einem Workflow auswählen kannst.

Kopien aus der Bibliothek sind mit einem Buch-Symbol gekennzeichnet. Veröffentlicht X-Sitter eine neue Version einer Bibliotheksvorlage, zeigt deine Kopie **Neue Version verfügbar**. Du kannst dann

- Betreff und Text aus der neuen Version übernehmen (Abgleich-Button) oder
- auf **Behalten** klicken, um deine Version zu behalten und den Hinweis auszublenden.

![Screenshot: Dialog „E-Mail-Bibliothek“ mit fertigen Vorlagen und dem Button „Übernehmen“](/automation/images/email-templates-library.png)

## Vorlage anlegen

1. Öffne **WMS › Einstellungen › E-Mail-Vorlagen**.
2. Klicke auf **Neue E-Mail-Vorlage**.
3. Gib im Bereich **Einstellungen** rechts den **Name der Vorlage**, den **Mandant**, den **Mailtyp** und das **Format des Mailtexts** ein.
4. Fülle **Empfänger (An)**, optional **CC** und **BCC**, und den **Betreff** aus.
5. Schreib den **Mailtext (HTML / Twig)**. Hilfen in der Werkzeugleiste:
   - **Baustein einfügen** – fertige Bausteine wie Anrede, Sendungsnummern mit Link, Lieferadresse, Positionstabelle, Grußformel mit Firmenangaben oder eine Bedingung.
   - **Variablen** – eine durchsuchbare Liste aller Platzhalter („Variable suchen …“). Ein Klick fügt den Code an der Cursorposition ein.
   - **Bild einfügen** – ein Logo oder Bild aus der [Medienverwaltung](/company/media.md).
   - **Grundgerüst** – fügt einen vollständigen Starttext für den gewählten Mailtyp ein.
6. Prüfe die **Vorschau** mit **Beispieldaten** oder einem **Echter Auftrag** und klicke bei Bedarf auf **Vorschau aktualisieren**.
7. Klicke auf **Speichern** – oder drücke Strg/Cmd + S.
8. Wähle diese Vorlage im Workflow unter **E-Mail senden** aus – siehe [Workflows](/automation/workflows.md).

![Screenshot: Editor für E-Mail-Vorlagen mit Empfänger, Betreff, Mailtext und der Werkzeugleiste](/automation/images/email-templates-editor.png)

![Screenshot: Geöffneter Bereich „Variablen“ neben dem Mailtext mit dem Suchfeld](/automation/images/email-templates-variables.png)

![Screenshot: E-Mail-Vorschau mit einem ausgewählten echten Auftrag](/automation/images/email-templates-preview.png)

## Felder und Optionen

| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| **Name der Vorlage** | Name, der in der Übersicht und im Workflow angezeigt wird, z. B. „Versandbestätigung Shop A“. |
| **Mandant** | Der Mandant, zu dem die Vorlage gehört. |
| **Mailtyp** | **Versandbestätigung an den Kunden**, **Auftragsbestätigung / Auftragseingang**, **Interne Benachrichtigung** oder **Sonstiges**. Er bestimmt den Starttext. |
| **Format des Mailtexts** | **HTML (Zeilenumbrüche nur über Tags)** oder **Text (jeder Zeilenumbruch wird übernommen)**. |
| **Empfänger (An)** | Mehrere Empfänger durch Komma getrennt. Platzhalter sind erlaubt, z. B. die E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Auftrag. |
| **CC** / **BCC** | Weitere Empfänger. |
| **Betreff** | Betreffzeile, Platzhalter erlaubt. |
| **Mailtext** | Der Inhalt. Er wird in das Mail-Layout deiner Firma (Kopf mit Logo) eingesetzt. |

## Platzhalter

Platzhalter schreibst du als Variablennamen in doppelten geschweiften Klammern – zum Beispiel wird der Variablenname order.order_number in doppelten geschweiften Klammern zur Bestellnummer des Shops. Am einfachsten fügst du sie über den Bereich **Variablen** ein. Schleifen und Bedingungen funktionieren genauso wie in den [PDF-Vorlagen](/automation/pdf-documents.md); die fertigen Bausteine enthalten sie bereits.

| Gruppe | Beispiele für Variablennamen |
|---|---|
| Auftrag | order.order_id (interne Auftragsnummer), order.order_number (Shop-/Kundenbestellnummer), order.external_document_no, order.order_date, order.platform, order.note, order.delivery_name (Versandart), order.item_count |
| Sendungsverfolgung | order.tracking_id (alle Sendungsnummern, durch Komma getrennt), order.tracking_links (Liste mit Nummer und URL je Paket) |
| Lieferadresse | order.delivery_address.company, .first_name, .last_name, .street, .house_number, .zip, .city, .country, .country_name, .phone, .email |
| Rechnungsadresse | order.invoice_address.company, .first_name, .last_name, .street, .zip, .city, .email |
| Positionen | order.items (Liste) mit item.sku, item.name, item.quantity, item.delivered_quantity, item.ean, item.article_number |
| Mandant | company.name, company.street, company.zip, company.city, company.email, company.telephone, company.website, company.customer_number |
| Logistiker | logistician.name, logistician.street, logistician.zip, logistician.city, logistician.email, logistician.telephone |

!!!
Nimm für eine Versandbestätigung die E-Mail-Adresse des Kunden (order.delivery_address.email) als Empfänger und im Text den Baustein „Sendungsnummern mit Link“. Setze im Workflow den Haken bei **Nur einmal pro Auftrag senden**, damit der Kunde die E-Mail nur einmal bekommt.
!!!

## Vorlage löschen

Klicke in der Übersicht auf das Löschen-Symbol. Eine Vorlage, die noch in Workflows verwendet wird, kann nicht gelöscht werden – der Button ist deaktiviert („Wird noch in Workflows verwendet“). Wähle in diesen Workflows zuerst eine andere Vorlage.

## Fehlerbehebung

| Meldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Vorlage wird noch in Workflows verwendet und kann nicht gelöscht werden: … | Die Vorlage ist in einem Workflow ausgewählt. | Wähle im Workflow eine andere Vorlage. |
| Die E-Mail-Vorlage wurde gelöscht | Bestätigung. | – |
| Warnung mit einer Zeilennummer beim Speichern (z. B. „Betreff, Zeile 1: …“) | Syntaxfehler in einem Platzhalter, einer Schleife oder einer Bedingung. Die Vorlage wird trotzdem gespeichert, aber so kann die E-Mail nicht verschickt werden. | Prüfe das genannte Feld und die Zeile, z. B. fehlende schließende Klammern, und speichere noch einmal. |