Import-Vorlagen für Aufträge

Lege einmal fest, wie die Spalten der CSV- oder Excel-Auftragsdatei eines Kunden den Auftragsfeldern in X-Sitter zugeordnet werden.

Eine Import-Vorlage beschreibt, wie die Spalten der Auftragsdatei eines Kunden (CSV oder Excel) den Auftragsfeldern in X-Sitter zugeordnet werden. Du legst die Vorlage einmal mit einer Beispieldatei an. Danach kannst du beliebig viele Dateien in diesem Format importieren.

Screenshot: Seite „Vorlage erstellen / bearbeiten“ mit Konfiguration, Daten-Vorschau und Feld-Zuordnung

Bevor du startest

Dein Benutzer braucht das Recht, Import-Vorlagen für Aufträge zu bearbeiten. Frag deinen Administrator.
Optional: der Mandant, für den die Vorlage verwendet werden soll. Siehe Mandanten.
Eine Beispieldatei des Kunden (.csv oder .xlsx).

Schritt für Schritt

Vorlage anlegen

Öffne Aufträge › Vorlage erstellen.
Wähle unter Konfiguration den Eintrag Vorlage laden, um eine vorhandene Vorlage zu ändern, oder lege eine neue an (Neue Vorlage erstellen).
Wähle die Import-Datei (.csv, .xlsx).
Gib unter Zeilen überspringen (Start) die Anzahl der Zeilen vor der Kopfzeile ein, die ignoriert werden.
Öffne bei CSV-Dateien bei Bedarf die Erweiterte CSV-Einstellungen: Trennzeichen (Standard ;), Text-Begrenzer (Standard ") und Escape (Standard \).
Klicke auf Vorschau laden. Die Daten-Vorschau zeigt die Datei. Die Struktur wird automatisch erkannt:
- Zeilen – die erste Zeile ist die Kopfzeile, jede folgende Zeile ist eine Auftragsposition.
- Block – die erste Spalte kennzeichnet Kopf- und Positionszeilen, meist mit HEAD/H und POS/P.
Ordne unter Feld-Zuordnung die Spalten der Datei den X-Sitter-Feldern zu (siehe Tabelle unten).
Gib einen Vorlagenname ein, z. B. „Format Kunde Miller“.
Wähle unter Zuweisung Mandant den Mandanten, zu dem die Aufträge gehören, oder Allgemein / Keine Zuweisung.
Klicke auf Vorlage speichern.

Screenshot: Block Konfiguration mit Datei, übersprungenen Zeilen und geöffneten erweiterten CSV-Einstellungen

Screenshot: Feld-Zuordnung mit Spalten, die Auftragsnummer, SKU und Menge zugeordnet sind

Vorlagen verwalten

Öffne Aufträge › Import - Vorlagen. Die Liste zeigt Name, Struktur (Block oder Zeilen), erstellt und aktualisiert. Aktionen:

Benutzen – öffnet den Upload mit dieser Vorlage vorausgewählt.
Bearbeiten – öffnet die Vorlage.
Löschen – fragt, ob die Vorlage wirklich unwiderruflich gelöscht werden soll.

Screenshot: Vorlagenübersicht mit den Aktionen „Benutzen“ und „Löschen“

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung	Pflicht
Auftragsnummer	Fasst die Zeilen zu Aufträgen zusammen. Zeilen ohne Auftragsnummer werden übersprungen.	ja
Bestellnummer (Extern)	Die Bestellnummer des Kunden oder Shops.	nein
Auftragsdatum	Datum des Auftrags; verschiedene Datumsformate werden erkannt.	nein
Kundennummer	Kundennummer des Empfängers.	nein
Versandart	Name des Versanddienstleisters, max. 32 Zeichen.	nein
Lieferadresse: Firma, Vorname, Nachname, Straße, Zusatz, PLZ, Ort, Land (ISO, 2 Buchstaben), Land (Name), E-Mail, Telefon (Lieferadresse: …)	Der Empfänger.	nein
Bemerkungen	Bemerkung zum Auftrag.	nein
Position, Artikelnummer (SKU), EAN, Artikelbezeichnung, Menge	Die Auftragspositionen.	–

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
Keine Datei hochgeladen	Keine Datei gewählt.	Wähle eine Datei.
Es sind noch keine Vorlagen vorhanden	Es existiert keine Vorlage.	Lege eine Vorlage an.
Bitte Vorlage wählen oder speichern	Du wolltest ohne gespeicherte Vorlage importieren.	Speichere zuerst die Vorlage.

Eine Vorlage ohne Mandanten-Zuweisung legt die Aufträge für deine eigene Firma an. Schicken mehrere Mandanten dasselbe Dateiformat, lege je Mandant eine eigene Vorlage an, damit die Aufträge beim richtigen Mandanten landen.