Firmen-Einstellungen (Portal, E-Mail, SMTP)

Lege deinen eigenen Portalnamen, deine PDF-Adresse, rechtliche PDF-Dokumente, Gutschriftnummern, Alkoholsteuersätze, den E-Mail-Absender und einen SMTP-Server fest – oder nutze die Standardwerte von X-Sitter.

Unter Administration › Einstellungen pflegst du die Grundeinstellungen deiner Firma: den Portalnamen, deine Adresse für PDF-Dokumente, rechtliche Dokumente als PDF, die nächste Gutschriftnummer, Standard-Alkoholsteuersätze, den Absender deiner E-Mails und – wenn du willst – deinen eigenen SMTP-Mailserver.

Die Seite speichert nur deine Werte. Jedes Feld, das du leer lässt, nutzt den Standardwert von X-Sitter. Er wird als Platzhalter angezeigt. Leerst du ein Feld wieder, schaltet es zurück auf den Standard.

Screenshot: Einstellungsseite mit dem Bereichsmenü links (Grundeinstellungen, E-Mails) und den Feldern des Bereichs „Global“ rechts

Bevor du startest

Dein Benutzer braucht das Recht Einstellungen (Firma) im Bereich Administration des Rechtebaums. Frag deinen Administrator.

Schritt für Schritt

Öffne Administration › Einstellungen. Neben dem Titel steht dein Firmenname.
Wähle links im Menü einen Bereich, z. B. Global oder SMTP.
Trag deine eigenen Werte ein. Jedes Feld zeigt ein Abzeichen:
- Standard aktiv – kein eigener Wert, es gilt der Standard von X-Sitter,
- Eigener Wert – dein eigener Wert wird verwendet.
Klicke unter einem Feld auf Standard von X-Sitter anzeigen, um den Standardwert zu sehen.
Um zum Standard zurückzukehren, leere das Feld oder setze den Haken bei Eigenen Wert entfernen – Standard verwenden.
Klicke auf Speichern. Du siehst „Die Einstellungen wurden gespeichert“ – oder „Es wurde nichts geändert“.

Screenshot: Ein Einstellungsfeld mit dem Abzeichen „Eigener Wert“, dem aufgeklappten Bereich „Standard von X-Sitter anzeigen“ und dem Haken zum Zurücksetzen

Bereiche und Felder

Welche Bereiche du siehst, hängt von deiner Einrichtung ab. Das Menü ist in Grundeinstellungen und E-Mails aufgeteilt.

Bereich	Felder	Standard von X-Sitter?
Global	Portal Name – der Name deines Portals, z. B. in E-Mails. PDF Adresse – dein Adressblock für PDF-Dokumente.	Portal Name: ja. PDF Adresse: nein – es gilt nur dein eigener Wert.
PDF Anhänge	Lade deine rechtlichen Dokumente als PDF hoch: AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutzbestimmung, Batterieverordnung. Nutze Datei wählen; In neuem Tab öffnen zeigt die aktuelle Datei.	Nein – deine Dokumente bekommen nie die Dateien von X-Sitter.
Nummernkreise	Gutschrift Nummer – die nächste Nummer für Gutschriften.	Nein – jede Firma zählt ihre eigenen Nummern, damit keine Nummer doppelt vergeben wird.
Alkoholsteuer	Standard-Steuersatz in € je Liter reinen Alkohol für jeden Alkoholcode: S200 Spirituosen, S300 Ethylalkohol landwirtschaftlichen Ursprungs, S400 teilweise vergällter Alkohol, S500 vollständig vergällter Alkohol, I000 Zwischenerzeugnisse, W200 Stillwein, W300 Schaumwein, B000 Bier sowie der Satz für Alkopops. Ein am Artikel hinterlegter Satz hat immer Vorrang; leer = 0.	Ja, je Feld.
E-Mail - versenden	Absender Name, Absender E-Mail, E-Mail Header HTML, E-Mail Footer HTML – gelten für die E-Mails, die X-Sitter für dich verschickt.	Ja, je Feld.
SMTP	Server, Benutzer, Passwort, Port, Verschlüsselung (SSL oder TLS), Absender Name.	Nur als Ganzes – siehe unten.

Die Alkoholsteuersätze nutzt das Alkoholsteuer-Journal. Header, Footer und Absender gelten für die E-Mails aus deinen E-Mail-Vorlagen.

Screenshot: Bereich Alkoholsteuer mit den Satzfeldern je Alkoholcode, einige mit „Standard aktiv“

Eigenen SMTP-Server nutzen

Ohne eigenen SMTP-Server verschickt X-Sitter deine E-Mails über seinen eigenen Mailserver. Trägst du einen eigenen Server ein, gelten ausschließlich deine SMTP-Angaben – von den Standardwerten von X-Sitter wird nichts übernommen. Trag Server, Benutzer und Passwort deshalb vollständig ein.

Öffne den Bereich SMTP.
Trag Server, Benutzer, Passwort und Port (z. B. 587) ein und wähle die Verschlüsselung.
Trag optional einen Absender Name ein.
Klicke auf Speichern.

Solange der Mailserver von X-Sitter genutzt wird, gehen deine E-Mails von der Systemadresse von X-Sitter raus, und deine Absender E-Mail wird als Antwortadresse gesetzt. So erreichen dich Antworten trotzdem.

Passwörter werden nach dem Speichern nie wieder angezeigt. Im Feld steht „gespeichert – leer lassen, um es zu behalten“. Trag nur dann ein neues Passwort ein, wenn du es ändern willst.

Screenshot: Bereich SMTP mit Server, Benutzer, Passwort (Platzhalter „gespeichert“), Port und den Verschlüsselungsoptionen SSL/TLS

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Meldung / Situation	Ursache	Lösung
„Es wurde nichts geändert“	Du hast gespeichert, ohne einen Wert zu ändern.	–
„In diesem Bereich gibt es keine Einstellungen.“	Der Bereich hat für deine Einrichtung keine Felder.	Wähle einen anderen Bereich.
E-Mails werden nach dem Eintragen deines eigenen SMTP-Servers nicht verschickt	Server, Benutzer oder Passwort unvollständig oder falsch.	Vervollständige die SMTP-Daten oder leere alle SMTP-Felder, um wieder den Mailserver von X-Sitter zu nutzen.
„Unbefugter Zugang“	Das Recht fehlt.	Frag deinen Administrator.