E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen enthalten Empfänger, Betreff und Text einer E-Mail für die Workflow-Aktion E-Mail senden. Der Text ist HTML mit Platzhaltern, die X-Sitter aus dem Auftrag füllt. Ein Workflow wählt nur noch die Vorlage aus. Typische Beispiele sind Versandbestätigungen an Endkunden oder interne Benachrichtigungen.

Die Mails, die X-Sitter von selbst verschickt – Zugangsdaten, Passwort zurücksetzen –, passt du unter System-E-Mail-Vorlagen an.

Bevor du startest

• Dein Benutzer braucht die Rechte für Einstellungen und E-Mail-Vorlagen im WMS-Menü. Das Öffnen des Formulars und das Löschen von Vorlagen sind eigene Rechte – frag deinen Administrator.
• Der Mandant, für den die Vorlage gedacht ist – siehe Mandanten.

Mit der E-Mail-Bibliothek starten

X-Sitter stellt in der E-Mail-Bibliothek fertige Vorlagen bereit.

1. Klicke in der Übersicht auf Aus Bibliothek.
2. Sieh dir eine Vorlage über das Augen-Symbol in der Vorschau an.
3. Klicke auf Übernehmen. X-Sitter legt für einen Mandanten eine eigene Kopie an, die du danach anpassen und in einem Workflow auswählen kannst.

Kopien aus der Bibliothek sind mit einem Buch-Symbol gekennzeichnet. Veröffentlicht X-Sitter eine neue Version einer Bibliotheksvorlage, zeigt deine Kopie Neue Version verfügbar. Du kannst dann

• Betreff und Text aus der neuen Version übernehmen (Abgleich-Button) oder
• auf Behalten klicken, um deine Version zu behalten und den Hinweis auszublenden.

Vorlage anlegen

1. Öffne WMS › Einstellungen › E-Mail-Vorlagen.
2. Klicke auf Neue E-Mail-Vorlage.
3. Gib im Bereich Einstellungen rechts den Name der Vorlage, den Mandant, den Mailtyp und das Format des Mailtexts ein.
4. Fülle Empfänger (An), optional CC und BCC, und den Betreff aus.
5. Schreib den Mailtext (HTML / Twig). Hilfen in der Werkzeugleiste:
   • Baustein einfügen – fertige Bausteine wie Anrede, Sendungsnummern mit Link, Lieferadresse, Positionstabelle, Grußformel mit Firmenangaben oder eine Bedingung.
   • Variablen – eine durchsuchbare Liste aller Platzhalter („Variable suchen …“). Ein Klick fügt den Code an der Cursorposition ein.
   • Bild einfügen – ein Logo oder Bild aus der Medienverwaltung.
   • Grundgerüst – fügt einen vollständigen Starttext für den gewählten Mailtyp ein.
6. Prüfe die Vorschau mit Beispieldaten oder einem Echter Auftrag und klicke bei Bedarf auf Vorschau aktualisieren.
7. Klicke auf Speichern – oder drücke Strg/Cmd + S.
8. Wähle diese Vorlage im Workflow unter E-Mail senden aus – siehe Workflows.

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung
Name der Vorlage	Name, der in der Übersicht und im Workflow angezeigt wird, z. B. „Versandbestätigung Shop A“.
Mandant	Der Mandant, zu dem die Vorlage gehört.
Mailtyp	Versandbestätigung an den Kunden, Auftragsbestätigung / Auftragseingang, Interne Benachrichtigung oder Sonstiges. Er bestimmt den Starttext.
Format des Mailtexts	HTML (Zeilenumbrüche nur über Tags) oder Text (jeder Zeilenumbruch wird übernommen).
Empfänger (An)	Mehrere Empfänger durch Komma getrennt. Platzhalter sind erlaubt, z. B. die E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Auftrag.
CC / BCC	Weitere Empfänger.
Betreff	Betreffzeile, Platzhalter erlaubt.
Mailtext	Der Inhalt. Er wird in das Mail-Layout deiner Firma (Kopf mit Logo) eingesetzt.

Platzhalter

Platzhalter schreibst du als Variablennamen in doppelten geschweiften Klammern – zum Beispiel wird der Variablenname order.order_number in doppelten geschweiften Klammern zur Bestellnummer des Shops. Am einfachsten fügst du sie über den Bereich Variablen ein. Schleifen und Bedingungen funktionieren genauso wie in den PDF-Vorlagen; die fertigen Bausteine enthalten sie bereits.

Gruppe	Beispiele für Variablennamen
Auftrag	order.order_id (interne Auftragsnummer), order.order_number (Shop-/Kundenbestellnummer), order.external_document_no, order.order_date, order.platform, order.note, order.delivery_name (Versandart), order.item_count
Sendungsverfolgung	order.tracking_id (alle Sendungsnummern, durch Komma getrennt), order.tracking_links (Liste mit Nummer und URL je Paket)
Lieferadresse	order.delivery_address.company, .first_name, .last_name, .street, .house_number, .zip, .city, .country, .country_name, .phone, .email
Rechnungsadresse	order.invoice_address.company, .first_name, .last_name, .street, .zip, .city, .email
Positionen	order.items (Liste) mit item.sku, item.name, item.quantity, item.delivered_quantity, item.ean, item.article_number
Mandant	company.name, company.street, company.zip, company.city, company.email, company.telephone, company.website, company.customer_number
Logistiker	logistician.name, logistician.street, logistician.zip, logistician.city, logistician.email, logistician.telephone

Vorlage löschen

Klicke in der Übersicht auf das Löschen-Symbol. Eine Vorlage, die noch in Workflows verwendet wird, kann nicht gelöscht werden – der Button ist deaktiviert („Wird noch in Workflows verwendet“). Wähle in diesen Workflows zuerst eine andere Vorlage.

Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
Die Vorlage wird noch in Workflows verwendet und kann nicht gelöscht werden: …	Die Vorlage ist in einem Workflow ausgewählt.	Wähle im Workflow eine andere Vorlage.
Die E-Mail-Vorlage wurde gelöscht	Bestätigung.	–
Warnung mit einer Zeilennummer beim Speichern (z. B. „Betreff, Zeile 1: …“)	Syntaxfehler in einem Platzhalter, einer Schleife oder einer Bedingung. Die Vorlage wird trotzdem gespeichert, aber so kann die E-Mail nicht verschickt werden.	Prüfe das genannte Feld und die Zeile, z. B. fehlende schließende Klammern, und speichere noch einmal.