System-E-Mail-Vorlagen

Einige E-Mails verschickt X-Sitter von selbst, zum Beispiel die Zugangsdaten eines neuen Mitarbeiters oder den Link zum Zurücksetzen eines vergessenen Passworts. Unter Firmen Einstellungen › E-Mail-Vorlagen legst du fest, wie diese System-Mails für deine Firma aussehen. Du übernimmst eine Vorlage aus der E-Mail-Bibliothek von X-Sitter und passt Betreff, Absendernamen und Text an. Solange du keine eigene Vorlage hast, verschickt X-Sitter seine Standard-Mail.

Bevor du startest

• Dein Benutzer braucht das Recht E-Mail-Vorlagen im Bereich Einstellungen (Firma) des Rechtebaums. Frag deinen Administrator.
• Absenderadresse, Logo und Fußzeile der Mails stellst du nicht hier ein, sondern unter Administration › Einstellungen › E-Mail - versenden – siehe Firmeneinstellungen. Ohne eigenen SMTP-Server verschickt X-Sitter die Mails, deine Adresse steht dann als Antwortadresse in der Mail.

Welche Mails gibt es?

Die Liste zeigt jede System-Mail, die die E-Mail-Bibliothek anbietet. Derzeit sind das:

Mail	Wann X-Sitter sie verschickt
Zugangsdaten Benutzer	Nachdem ein Benutzer angelegt oder sein Passwort geändert wurde, z. B. unter Mitarbeiter.
Passwort vergessen (Link)	Wenn ein Benutzer auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? anklickt. Die Mail enthält den Link zum Zurücksetzen.
Übergangspasswort	Nachdem der Benutzer den Rücksetz-Link bestätigt hat. Die Mail enthält ein Übergangspasswort.

Deine Vorlagen gelten für die Benutzer deiner Firma. Als Logistiker gelten sie auch für die Benutzer deiner Mandanten, solange ein Mandant für dieselbe Mail keine eigene Vorlage hat.

Spalten der Übersicht

Spalte	Bedeutung
Mail	Name und Kurzbeschreibung der System-Mail.
Betreff	Betreff deiner eigenen Vorlage – oder der Bibliotheks-Version, wenn du keine eigene Vorlage hast.
Sprachen	Ein Abzeichen je Sprache: grün = eigene Vorlage, gelb = eigene Vorlage, neuerer Bibliothekstext verfügbar, hell = Standard-Text von X-Sitter, grau umrandet = kein Text in dieser Sprache (die deutsche Mail wird verschickt). Ein Klick auf ein Abzeichen öffnet die Vorlage in dieser Sprache.
Status	Standard = keine eigene Vorlage, die Standard-Mail von X-Sitter wird verschickt. Eigene Vorlage · v1 = deine Kopie und die Bibliotheks-Version, auf der sie beruht. Neue Version verfügbar (v1 → v2) = X-Sitter hat eine neue Version veröffentlicht. Eigene Vorlage in Blau = eine eigene Vorlage, die nicht aus der Bibliothek stammt.

Schritt für Schritt

1. Mail aus der Bibliothek übernehmen

1. Öffne Firmen Einstellungen › E-Mail-Vorlagen.
2. Optional: Klicke auf das Augen-Symbol (Vorschau der Bibliotheks-Version), um den Standard-Text mit Beispieldaten zu sehen.
3. Klicke auf Übernehmen. X-Sitter fragt „Vorlage übernehmen?“ – „Die Mail wird danach mit Deiner Vorlage versendet. Du kannst sie anschließend anpassen.“
4. Bestätige mit Übernehmen. Du siehst „Die Vorlage wurde übernommen und gilt ab sofort für Deine Firma.“ und der Editor öffnet sich.

X-Sitter kopiert den deutschen Text und jede Übersetzung aus der Bibliothek – du bekommst je Sprache eine eigene Vorlage.

2. Vorlage anpassen

1. Klicke in der Übersicht auf das Bearbeiten-Symbol der Mail – oder auf ein Sprach-Abzeichen.
2. Wähle oben die Sprache. Die Reiter zeigen Flagge und Sprachname, dazu ein Symbol:
   • Warndreieck – eine neuere Version des Texts ist verfügbar,
   • Buch – keine eigene Vorlage, es gilt der Standard-Text dieser Sprache,
   • Plus – noch kein Text, es gilt der deutsche Text.
3. Ändere bei Bedarf Name der Vorlage, Absender Name und Betreff.
4. Schreibe den Mailtext (HTML / Twig). Er wird in das Layout der System-Mails eingesetzt. Hilfen in der Werkzeugleiste:
   • Baustein einfügen – Logo (X-Sitter Bot), Link zur Anmeldung, Button mit Link und Standard-Fußzeile.
   • Variablen – die Werte dieser Mail und allgemeine Werte, siehe unten. Ein Klick fügt den Code an der Cursorposition ein.
   • Bild einfügen – ein Logo oder Bild aus der Medienverwaltung.
   • Bibliotheks-Version – setzt den aktuellen Bibliothekstext dieser Sprache wieder in den Editor ein.
5. Prüfe rechts die Vorschau. Sie nutzt Beispieldaten und aktualisiert sich von selbst, solange Live eingeschaltet ist; sonst klickst du auf Vorschau aktualisieren.
6. Klicke auf Speichern – oder drücke Strg/Cmd + S. Du siehst „Die E-Mail-Vorlage wurde gespeichert“.

Solange es ungespeicherte Änderungen gibt, zeigt der Titel das Abzeichen geändert, und dein Browser warnt dich, bevor du die Seite verlässt.

3. Weitere Sprache anlegen

1. Öffne die Vorlage und klicke auf den Reiter einer Sprache ohne eigene Vorlage.
2. Der Editor startet mit dem Bibliothekstext dieser Sprache – oder, wenn die Bibliothek keinen Text in dieser Sprache hat, mit deinem deutschen Text. Ein Hinweis über den Feldern sagt dir, welcher es ist.
3. Übersetze oder passe den Text an und klicke auf Speichern. Ab jetzt bekommen Benutzer dieser Sprache deinen Text.

Um eine eigene Vorlage in einer Sprache zu entfernen, öffne diese Sprache und klicke auf Diese Sprache löschen. Nach der Rückfrage „Eigene Vorlage in dieser Sprache löschen?“ gilt in dieser Sprache wieder die Standard-Mail von X-Sitter. Die deutsche Vorlage lässt sich nicht einzeln löschen – sie gehört zur Vorlage selbst.

4. Neue Bibliotheks-Version übernehmen

Veröffentlicht X-Sitter eine neue Version einer Bibliotheks-Mail, zeigt deine Vorlage Neue Version verfügbar. Du entscheidest:

• Neue Version übernehmen – nach der Rückfrage „Neue Version übernehmen?“ werden Betreff und Mailtext deiner Vorlage durch die aktuelle Bibliotheks-Version ersetzt. Name und Absender bleiben. Du siehst „Version 2 aus der Bibliothek wurde übernommen.“
• Behalten – deine Version bleibt, der Hinweis verschwindet: „Deine Version bleibt, der Hinweis wird ausgeblendet.“

Beide Knöpfe findest du in der Übersicht und im Editor.

5. Zurück zur Standard-Mail

Klicke in der Übersicht auf das Löschen-Symbol. Nach der Rückfrage „Eigene Vorlage löschen?“ werden deine Vorlagen dieser Mail in allen Sprachen gelöscht, und X-Sitter verschickt wieder seine Standard-Mail: „Die eigene Vorlage wurde gelöscht, es gilt wieder die Standard-Mail.“

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung	Pflicht
Name der Vorlage	Dein Name für die Vorlage, höchstens 32 Zeichen.	ja
Absender Name	Name, der als Absender erscheint. Die Bibliotheks-Vorlagen nutzen den Absendernamen aus Administration › Einstellungen.	nein
Betreff	Betreffzeile, Variablen erlaubt.	ja
Mailtext (HTML / Twig)	Inhalt der Mail. Er wird in das Layout der System-Mails eingesetzt (Kopf mit Logo, Fußzeile).	nein

Die Absenderadresse lässt sich je Vorlage nicht ändern; sie kommt immer aus deinen Firmeneinstellungen.

Variablen

Der Bereich Variablen hat zwei Gruppen:

Gruppe	Inhalt
Werte dieser Mail	Die Werte, die X-Sitter beim Versand dieser Mail mitgibt, z. B. Vor- und Nachname, Benutzername und Passwort des Benutzers oder den Code des Rücksetz-Links. Jeder Eintrag zeigt einen Beispielwert. Ja/Nein-Werte werden als Bedingung eingefügt.
Allgemein	Adresse des Portals, Fußzeile der Mails, Absendername, Absenderadresse – jeweils deine eigenen, sonst der Standard –, Name der Firma (aus Einstellungen › Global) und Heutiges Datum.

Welche Sprache bekommt der Benutzer?

Bei Passwort vergessen gilt die Sprache der Anmeldeseite, bei allen anderen Mails die Standardsprache deiner Firma (Produkte › Sprachen). Gibt es in dieser Sprache keinen Text, wird die deutsche Mail verschickt.

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
„Bitte gib einen Namen für die Vorlage ein“ / „Bitte gib einen Betreff ein“	Name der Vorlage oder Betreff ist leer.	Fülle beide Felder aus und speichere erneut.
„Die Vorlage enthält Fehler, der Versand würde fehlschlagen: …“	Syntaxfehler in einer Variablen, Bedingung oder Schleife. Die Meldung nennt Feld und Zeile. Die Vorlage wird trotzdem gespeichert.	Korrigiere die genannte Stelle (z. B. fehlende schließende Klammern) und speichere erneut – sonst kann die Mail nicht verschickt werden.
„Fehler in der Vorlage: …“	Die Vorschau lässt sich wegen eines Fehlers im Text nicht erzeugen.	Korrigiere den Text; die Vorschau aktualisiert sich.
„Die Vorlage wurde nicht gefunden.“	Die Vorlage wurde inzwischen gelöscht, z. B. in einem anderen Browser-Tab.	Lade die Übersicht neu.
„Die Firma hat für diese Mail bereits eine eigene Vorlage.“	Du hast auf Übernehmen geklickt, obwohl die Mail schon übernommen ist.	Lade die Übersicht neu und bearbeite die vorhandene Vorlage.
„Die Vorlage ist in der Bibliothek nicht verfügbar.“	X-Sitter hat die Bibliotheks-Mail zurückgezogen.	Deine vorhandenen Vorlagen funktionieren weiter. Wende dich an den X-Sitter-Support, wenn du die Mail brauchst.