Mitarbeiter

Unter Mitarbeiter legen die Administratoren deiner Firma Benutzerkonten an – für deine eigenen Mitarbeiter und, als Logistiker, auch für die Mitarbeiter deiner Mandanten. Du entscheidest, was jeder Benutzer sehen und tun darf, entweder mit einer Rolle (Rechtegruppe) oder mit einzelnen Rechten. Die Liste zeigt außerdem, wann sich ein Benutzer zuletzt angemeldet hat und ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist.

Bevor du startest

• Dein Benutzer braucht das Recht Firmen Einstellungen › Mitarbeiter. Um eine Rolle zu wählen oder Rollen verwalten zu öffnen, brauchst du zusätzlich das Recht für Rollen. Frag deinen Administrator.
• Dein Paket muss noch Platz für einen weiteren aktiven Benutzer haben. Benutzer deiner Mandanten zählen ebenfalls gegen dein Paket. Ist das Limit erreicht, wende dich an den X-Sitter-Support.
• Wenn du mit Rollen arbeiten willst, leg sie zuerst unter Rollen an.

Schritt für Schritt

Einen Mitarbeiter anlegen

1. Öffne Firmen Einstellungen › Mitarbeiter. Du siehst die Mitarbeiter Übersicht.
2. Klicke auf Neuer Mitarbeiter.
3. Füll die Anrede (Frau / Herr), Vorname und Nachname aus.
4. Schalte Status ein, damit sich der Benutzer anmelden kann.
5. Wähle unter Firma deine eigene Firma oder einen deiner Mandanten.
6. Trag eine E-Mail Adresse und/oder einen Benutzername für Login ein. Mindestens eins von beiden ist Pflicht.
7. Lass Passwort leer, damit ein Übergangs-Passwort erzeugt wird, oder trag selbst eins ein.
8. Wähle eine Rechtegruppe – oder lass sie leer und setze die einzelnen Zugriffs-Rechte im Baum darunter.
9. Wähle optional eine Dashboard-Vorlage.
10. Klicke auf Speichern.

Hast du das Passwort leer gelassen, zeigt X-Sitter das erzeugte Übergangs-Passwort direkt nach dem Speichern an: „Gespeichert! Hier ist das Initial-Passwort: …“. Gib es an den Benutzer weiter. Ist eine E-Mail-Adresse eingetragen, wird das neue Passwort dem Benutzer auch per E-Mail geschickt – diese Mail passt du unter System-E-Mail-Vorlagen an. Beim ersten Login folgt der Benutzer den Schritten unter Erster Login.

Rechte vergeben

Du hast zwei Möglichkeiten:

• Rechtegruppe: Wähle unter Rechtegruppe eine Rolle. Der Benutzer bekommt genau die Rechte dieser Rolle. Einzelne Zugriffs-Rechte werden ignoriert, und der Rechtebaum wird ausgeblendet.
• Einzelne Zugriffs-Rechte: Lass Rechtegruppe leer und setze die Rechte im Baum Zugriffs-Rechte. Nutze das Suchfeld, Alle aufklappen / Alle zuklappen und Alle markieren, um schneller zu arbeiten.

Einen Mitarbeiter bearbeiten oder deaktivieren

1. Klicke in der Mitarbeiter Übersicht neben dem Benutzer auf die Bearbeiten-Schaltfläche.
2. Ändere die gewünschten Felder. Um einen Benutzer auszusperren, schalte Status aus.
3. Um dem Benutzer ein frisches Dashboard zu geben, wähle eine Vorlage und setze den Haken bei Dashboard zurücksetzen und Vorlage anwenden.
4. Klicke auf Speichern. Du siehst „Die Angaben wurden gespeichert“.

Geänderte Rechte wirken beim nächsten Login des Benutzers.

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung
Anrede	Frau oder Herr.
Status	Ein = der Benutzer kann sich anmelden. Aus = das Konto ist deaktiviert. Nur aktive Benutzer zählen gegen dein Paket.
Firma	Deine eigene Firma oder einer deiner Mandanten. Ein Benutzer eines Mandanten sieht nur die Daten dieses Mandanten.
Mitarbeiter verwalten	Nur beim Bearbeiten eines vorhandenen Benutzers. Ja = der Benutzer ist Administrator der Firma und darf Mitarbeiter verwalten.
E-Mail Adresse / Benutzername für Login	Dienen zur Anmeldung. Mindestens eins muss ausgefüllt sein, und beide müssen in X-Sitter eindeutig sein.
Passwort	Leer bei einem neuen Benutzer = ein Übergangs-Passwort wird erzeugt und angezeigt. Nutze Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen – mindestens 6 Zeichen, besser mehr als 10.
Rechtegruppe	Rolle, deren Rechte der Benutzer bekommt. Ist sie gesetzt, werden einzelne Zugriffs-Rechte ignoriert.
Dashboard-Vorlage	Legt fest, welche Widgets der Benutzer beim ersten Aufruf des Dashboards sieht. Automatisch nach Benutzerrolle ist der Standard; du kannst auch eine deiner eigenen Vorlagen wählen.
Dashboard zurücksetzen und Vorlage anwenden	Nur beim Bearbeiten: Ersetzt das aktuelle Dashboard des Benutzers durch die gewählte Vorlage.
Zugriffs-Rechte	Einzelne Rechte, nur ohne Rechtegruppe wirksam.

Die Listenspalte Letzter Login zeigt, wann sich der Benutzer zuletzt angemeldet hat, 2FA, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet ist (siehe Login und Zwei-Faktor-Authentifizierung).

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
„Bitte eine E-Mail-Adresse oder einen Benutzernamen angeben.“	Beide Felder sind leer.	Füll mindestens eins davon aus.
„Die E-Mail-Adresse existiert bereits im System.“	Ein anderer Benutzer nutzt diese E-Mail-Adresse schon.	Nimm eine andere E-Mail-Adresse.
„Der Benutzername existiert bereits im System.“	Der Benutzername ist vergeben.	Wähle einen anderen Benutzernamen.
„Du kannst Dir selbst keine Rechte entfernen“	Du hast versucht, die Rechte deines eigenen Kontos zu ändern.	Bitte einen anderen Administrator.
Paketlimit-Meldung für Benutzer	Das Benutzer-Limit deines Pakets ist erreicht.	Deaktiviere Benutzer, die du nicht mehr brauchst, oder wende dich an den X-Sitter-Support.
Ein Benutzer sieht nach der Änderung einen Menüpunkt nicht	Rechte werden beim Login geladen.	Der Benutzer meldet sich ab und wieder an.