Rechnungs-Positionen

Lege feste Beträge je Mandant an, etwa eine monatliche Grundgebühr – für jede Abrechnung oder zur Auswahl von Hand.

Rechnungs-Positionen sind feste Beträge je Mandant, zum Beispiel eine monatliche Grundgebühr oder eine Systempauschale. Sie werden entweder automatisch auf jede Mandanten-Abrechnung gesetzt oder beim Erstellen der Abrechnung unter Neue Position zur Auswahl angeboten.

Bevor du startest

Dein Benutzer braucht die Rechte für die Rechnungs-Positionen in den Kosteneinstellungen – frag deinen Administrator.
Der Mandant ist ein aktiver Mandant von dir, siehe Mandanten.

Schritt für Schritt

Öffne WMS › Einstellungen › Kosteneinstellungen › Rechungs-Positionen.
Klicke auf Position anlegen.
Wähle den Mandanten und gib einen Namen ein.
Gib bei Bedarf eine Detailbeschreibung ein – sie erscheint zeilenweise auf der Rechnung.
Gib die Menge (optional, Standard 1) und die Einzel-Kosten ein.
Setze den Haken bei Aktiv und wähle bei Auf jeder Rechnung einfügen Ja oder Nein.
Lege bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum fest und klicke auf Speichern.

Screenshot: Formular der Rechnungs-Position mit Mandant, Name, Detailbeschreibung, Menge, Einzel-Kosten, Aktiv und „Auf jeder Rechnung einfügen“ auf Ja

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung	Pflicht
Mandant	Der Mandant, zu dem diese Position gehört.	ja
Name	Name der Position auf der Abrechnung.	ja
Detailbeschreibung	Beschreibung auf der Rechnung, zeilenweise angezeigt.	nein
Menge	Anzahl der Einheiten. Standard 1.	nein
Einzel-Kosten	Preis je Einheit.	ja
Aktiv	Nur aktive Positionen werden verwendet.	–
Auf jeder Rechnung einfügen	Ja: wird automatisch auf jede Abrechnung gesetzt (innerhalb des Gültigkeitszeitraums). Nein: nur von Hand über Neue Position verfügbar.	ja

So werden Rechnungs-Positionen verwendet

Ja – auf jeder Abrechnung: Die Position wird als feste Zeile mit Menge × Einzel-Kosten hinzugefügt, sobald du die Mandanten-Abrechnung öffnest und sich der Gültigkeitszeitraum mit dem Abrechnungszeitraum überschneidet.
Neue Position auf der Abrechnung: Die Auswahl zeigt alle aktiven Rechnungs-Positionen des Mandanten im ausgewählten Lager – unabhängig von „Auf jeder Rechnung einfügen“. Name, Beschreibung, Menge und Preis werden in die Abrechnung übernommen, wo du sie noch ändern kannst.

Screenshot: Mandanten-Abrechnung mit geöffnetem Feld „Neue Position“ und der Auswahlliste der gespeicherten Rechnungs-Positionen des Mandanten

Beispiel

„Monatliche Grundgebühr“, Menge 1, 99,00 €, Auf jeder Rechnung einfügen: Ja → erscheint automatisch auf jeder Monatsabrechnung.
„Inventur (pro Stunde)“, Menge 1, 45,00 €, Auf jeder Rechnung einfügen: Nein → du fügst sie in den Monaten, in denen eine Inventur stattfand, von Hand hinzu und passt die Menge an.

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
Der Eintrag wurde gespeichert / Der Eintrag wurde ge-updated	Die Position wurde gespeichert.	–
Die Position erscheint nicht unter „Neue Position“	Die Position ist inaktiv oder ein anderes Lager ist ausgewählt.	Setze den Haken bei Aktiv oder wechsle oben rechts das Lager.
Die Position erscheint nicht mehr auf neuen Abrechnungen	Der Haken bei Aktiv ist entfernt oder der Gültigkeitszeitraum ist abgelaufen.	Prüfe Aktiv und den Gültigkeitszeitraum.

Um eine Position nicht mehr zu berechnen, entferne den Haken bei Aktiv oder setze Gültig bis.
Mit Duplizieren in der Liste kopierst du eine Position für einen anderen Mandanten. Die Kopie ist inaktiv, bis du sie aktivierst.