Gültigkeitszeitraum von Kostenvorlagen

Beschränke eine Kostenvorlage auf einen Datumsbereich, z. B. für einen Peak-Zuschlag oder eine Preisänderung ab einem festen Datum.

Jede Kostenvorlage kann auf Wunsch nur für einen bestimmten Zeitraum gelten. Typische Beispiele:

ein Peak-Zuschlag von November bis Dezember,
eine Preisänderung ab einem festen Datum: Die alte Vorlage bekommt ein Gültig bis-Datum, die neue ein Gültig von-Datum.

Den Gültigkeitszeitraum gibt es in den Auftragskosten, Entladekosten, Lagerplatzkosten, Artikelkosten, Materialkosten, Palettenkosten, in der Versandkosten-Matrix und bei den Rechnungs-Positionen.

Screenshot: Formular einer Kostenvorlage mit den Feldern „Gültig von“, „Gültig bis“ und „Jedes Jahr wiederholen“ unten

Bevor du startest

Du brauchst das Recht für die Kostenvorlage, die du ändern willst (siehe die Seite der jeweiligen Kostenart).

Schritt für Schritt

Öffne die Kostenvorlage, die du beschränken willst, oder lege eine neue an.
Setze Gültig von und/oder Gültig bis. Beide Tage zählen mit. Lass ein Feld leer für „unbegrenzt“.
Optional: Schalte Jedes Jahr wiederholen ein, wenn der Zeitraum jedes Jahr wiederkommen soll (siehe unten).
Klicke auf Speichern.

In der Vorlagenliste steht der Zeitraum unter dem Symbol Aktiv.

Screenshot: Übersichtsliste der Auftragskosten-Vorlagen mit Gültigkeitszeiträumen in Grau, Blau und Rot unter dem Aktiv-Symbol

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung	Pflicht
Gültig von	Erster Tag, an dem die Vorlage gilt. Leer = unbegrenzt.	nein
Gültig bis	Letzter Tag, an dem die Vorlage gilt. Leer = unbegrenzt.	nein
Jedes Jahr wiederholen	Nur Tag und Monat zählen, das Jahr wird ignoriert. 01.11. bis 31.12. gilt dann in jedem Jahr. Ein Zeitraum wie 01.12. bis 31.01. läuft über den Jahreswechsel.	nein

Gibst du aus Versehen ein „Gültig von“-Datum nach dem „Gültig bis“-Datum ein, tauscht X-Sitter die beiden Daten beim Speichern (nicht bei jährlichen Zeiträumen, dort ist ein Zeitraum über den Jahreswechsel gewollt).

Farben in der Liste

Anzeige	Bedeutung
grau	Gültigkeitszeitraum – die Vorlage ist gerade gültig. Mit „jährlich“ ist es ein jedes Jahr wiederkehrender Zeitraum; er läuft nie ab.
blau	Gültigkeitszeitraum beginnt erst – die Vorlage wird erst in Zukunft gültig.
rot	Gültigkeitszeitraum abgelaufen – die Vorlage wird nicht mehr berechnet.

So wirkt sich der Zeitraum auf die Abrechnung aus

Liegt der Gültigkeitszeitraum komplett außerhalb des Abrechnungszeitraums, wird die Vorlage übersprungen.
Zeitbezogene Kosten (Lagerplatzkosten, zeitbezogene Artikelkosten) werden nur für die überschneidenden Tage berechnet.
Ereignisbezogene Kosten (Aufträge, Avise, Materialbewegungen, Versandetiketten, Paletten) zählen nur Ereignisse, deren Datum im Zeitraum liegt.
Rechnungs-Positionen mit „Auf jeder Rechnung einfügen“ erscheinen nur, wenn sich ihr Gültigkeitszeitraum mit dem Abrechnungszeitraum überschneidet.
Erfasste VAS haben keinen Gültigkeitszeitraum – hier entscheidet das Leistungsdatum.

Screenshot: Mandanten-Abrechnung für November mit einer Position für den Peak-Zuschlag, die nur Aufträge ab dem 1. November zählt

Beispiel: Preisänderung zum 1. Januar

Klicke in der Liste neben der aktuellen Vorlage auf Duplizieren. X-Sitter legt eine inaktive Kopie mit dem Namen „Kopie - …“ an und öffnet sie.
Gib in der Kopie den neuen Preis ein, setze Gültig von auf den 1. Januar und schalte Aktiv ein. Speichere.
Öffne die alte Vorlage, setze Gültig bis auf den 31. Dezember und speichere.

Gut zu wissen

Situation	Ursache	Lösung
Eine Position fehlt auf der Abrechnung	Der Gültigkeitszeitraum überschneidet sich nicht mit dem Abrechnungszeitraum.	Prüfe Gültig von / Gültig bis in der Vorlage.
Eine Position wird doppelt berechnet	Alte und neue Vorlage gelten beide an denselben Tagen.	Achte darauf, dass sich die Zeiträume nicht überschneiden.