Versandkosten-Matrix

Lege den Nettopreis je Versandlabel fest, den deine Mandanten zahlen – abhängig von Land, Versanddienstleister, Paket-Typ und Gewicht.

Die Versandkosten Matrix legt den Nettopreis fest, den ein Mandant je Versandlabel zahlt – abhängig vom Zielland, vom Versanddienstleister, vom Paket-Typ und vom Gewicht. Auf der Mandanten-Abrechnung wird jedes Versandlabel des Mandanten im Abrechnungszeitraum einer Zeile der Matrix zugeordnet.

Screenshot: Liste „Versandkosten Matrix“ mit Mandanten-Filter, den Buttons Export, Import und „Versandkosten anlegen“ und den Spalten Mandant, Land, Typ, Carrier, Gewicht von, Gewicht bis, Preis Netto, Aktiv, ShipCloud Konto

Bevor du startest

Dein Benutzer braucht die Rechte für die Versandkosten in den Kosteneinstellungen – frag deinen Administrator.
Die Versandlabels werden über ShipCloud erstellt und gehören zu einem Auftrag des Mandanten, siehe Versandlabels und ShipCloud-Konten.
Empfohlen: eine Leistungs-Kategorie für den Versand, am besten mit „Versand“ im Namen.

Schritt für Schritt

Eintrag von Hand anlegen

Öffne WMS › Einstellungen › Kosteneinstellungen › Versandkosten Matrix.
Klicke auf Versandkosten anlegen.
Gib einen Namen und bei Bedarf eine Detailbeschreibung ein, wähle den Mandanten oder Alle Mandanten, das ShipCloud Konto und die Abrechnungs-Kategorie. Setze den Haken bei Aktiv.
Gib Gewicht von (kg) und Gewicht bis (kg) ein.
Wähle die Länder. Verwende die Buttons Alle auswählen, EU oder Nicht EU, oder wähle Alle Länder / Wildcard (*). Gib bei Bedarf eine Postleitzahl (optional) ein.

Screenshot: Versandkosten-Formular mit Name, Mandant, ShipCloud Konto, Abrechnungs-Kategorie, Gewichtsbereich und der Länderauswahl mit den Buttons Alle auswählen, EU und Nicht EU

Gib den Paket-Typ (Slug) ein, z. B. standard, dhl_kleinpaket, dhl_warenpost oder * für alle, und den Versanddienstleister (Carrier), z. B. dhl, dpd, ups oder * für alle.
Gib den VK Netto und bei Bedarf den EK Netto ein. Schalte bei Bedarf Mehrfach berechnen ein und lege einen Gültigkeitszeitraum fest.
Klicke auf Speichern.

Screenshot: Unterer Teil des Versandkosten-Formulars mit Paket-Typ, Versanddienstleister, VK Netto und Mehrfach berechnen

CSV-Datei importieren

Klicke in der Liste auf Import. Der Versandkosten Importer öffnet sich.
Wähle unter Abrechnung (CSV) die monatliche Abrechnungsdatei im CSV-Format. Wähle bei Bedarf unter Mandanten nicht importieren Mandanten aus (leer = „Alle Mandanten importieren“). Zeilen dieser Mandanten werden übersprungen, z. B. wenn ihre Versandkosten anders abgerechnet werden. Die Auswahl bleibt für den nächsten Import gespeichert.
Klicke auf Hochladen und Importieren.
Prüfe die Zusammenfassung und die Detailansicht.
Prüfe, ob die importierten Einträge Aktiv sind und die richtige Kategorie haben.

Matrix exportieren

Klicke in der Liste auf Export. Du bekommst eine CSV-Datei versandkosten_export_<date>.csv mit den Spalten Company Name, Name, Carrier, Service, Weight From, Weight To, Shipping Charge (VK Netto), Receiver Countries und Purchase Price. Der aktuelle Mandanten-Filter wird berücksichtigt.

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung	Pflicht
Name	Name der Position auf der Abrechnung.	ja
Mandant	Der Mandant, für den dieser Eintrag gilt, oder Alle Mandanten.	nein
Detailbeschreibung	Beschreibung des Eintrags.	nein
ShipCloud Konto	Das ShipCloud-Konto des Mandanten. Wird verwendet, um die Zeilen der Importdatei zuzuordnen.	ja
Abrechnungs-Kategorie	Fasst die Position auf der Abrechnung zusammen.	nein
Gewicht von / bis (kg)	Gewichtsbereich des Pakets, beide Grenzen zählen mit.	ja
Länder	Zielländer. `*` = Wildcard für alle Länder; Wildcard-Einträge werden nach den länderbezogenen Einträgen geprüft.	ja
Postleitzahl (optional)	Für Inselzustellungen oder Regionale Einschränkungen. Wird mit dem Eintrag gespeichert, aber bei der Zuordnung der Labels derzeit nicht berücksichtigt.	nein
Paket-Typ (Slug)	`warenpost` passt auf DHL Kleinpaket und DHL Warenpost, `standard` auf alle anderen Services. Du kannst auch den genauen Service eingeben oder `*` für alle.	nein
Versanddienstleister (Carrier)	Kürzel des Versanddienstleisters wie `dhl`, `dpd`, `ups` oder `*` für alle.	ja
VK Netto	Preis, den der Mandant je Paket zahlt.	ja
EK Netto	Einkauf je Paket beim Versanddienstleister; der Rechnungs-Import trägt ihn ein. Wird dem Mandanten nicht berechnet.	nein
Mehrfach berechnen	Ermöglicht, dass dieser Eintrag zusätzlich zu anderen passenden Einträgen berechnet wird, z. B. für einen Zuschlag.	nein
Aktiv	Nur aktive Einträge werden verwendet.	–

So werden Labels zugeordnet

Für jedes Versandlabel prüft X-Sitter zuerst die Einträge für das Zielland (aus der Lieferadresse, Standard Deutschland), danach die Wildcard-Einträge.
Ein Eintrag passt, wenn Versanddienstleister, Paket-Typ, Gewicht, Aktiv und der Gültigkeitszeitraum stimmen.
Berechnet wird der erste passende Eintrag. Weitere Einträge werden nur berechnet, wenn beim vorherigen passenden Eintrag Mehrfach berechnen eingeschaltet ist.
Auf der Abrechnung erscheinen Versandkosten immer mit der Beschreibung „Versandkosten nach Matrix“ und einer Einzelaufstellung im Anhang (Referenz = Label-Referenz oder Auftragsnummer).

Screenshot: Anhang der Mandanten-Abrechnung mit Versandkosten-Zeilen je Label-Referenz

So funktioniert der Import

Die Datei ist eine durch Semikolon getrennte CSV mit den Spalten Company Name, Carrier, Service, Weight (oder Weight To), Receiver Country (oder Receiver Countries) und Shipping Charge, optional Name. Die Exportdatei hat dasselbe Format; der Importer liest als Preis nur Shipping Charge.
Der Company Name muss mit dem Namen deines Mandanten übereinstimmen, und der Mandant muss ein ShipCloud-Konto haben.
Die Gewichte werden in die Stufen bis 0,999 / 1,999 / 2,999 / 3,999 / 4,999 / 9,999 / 31 kg eingeteilt.
Deutschland bleibt ein eigener Eintrag, andere EU-Länder werden zu „EU“ zusammengefasst, Nicht-EU-Länder bekommen je Land einen Eintrag.
Der Betrag des Versanddienstleisters wird als EK übernommen. Neue Zeilen bekommen ihn zunächst auch als VK; bei bestehenden Zeilen bleibt der VK unverändert.
Bestehende Einträge (gleicher Mandant und Name) bekommen fehlende Länder und den neuen EK. Neue Einträge bekommen die Kategorie, deren Name „Versand“ enthält.

Import-Status	Bedeutung
Neu	Ein neuer Matrix-Eintrag wurde angelegt.
Ergänzt	Zu einem bestehenden Eintrag wurden Länder hinzugefügt.
EK Update	Der EK eines bestehenden Eintrags wurde geändert (ggf. wurden auch Länder ergänzt).
Existiert	Der Eintrag war schon unverändert vorhanden.

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
„Import abgeschlossen“	Der Import war erfolgreich.	Prüfe die Zusammenfassung.
Übersprungen (ausgeschlossene Mandanten)	Der Mandant ist unter Mandanten nicht importieren ausgewählt.	Nimm den Mandanten aus der Auswahl, wenn seine Zeilen importiert werden sollen.
Übersprungen (Kein Mandant)	Der Firmenname aus der CSV oder sein ShipCloud-Konto wurde nicht gefunden.	Gleiche den Firmennamen an den Namen des Mandanten an.
Übersprungen (Keine Gewichtsstufe)	Das Gewicht ist leer oder über 31 kg.	Lege den Eintrag von Hand an.
Ein Label hat auf der Abrechnung keine Kosten	Kein passender Eintrag (Land, Versanddienstleister, Typ, Gewicht, Aktiv, Gültigkeit).	Lege einen Wildcard-Eintrag als Rückfall an.

Mit Duplizieren in der Liste kopierst du einen Eintrag. Die Kopie ist inaktiv, bis du sie aktivierst.