Mandanten-Abrechnung

Erstelle für einen Mandanten den Leistungsnachweis der Lagerleistungen für einen beliebigen Zeitraum und speichere ihn als PDF.

Mit den Mandanten Abrechnungen rechnest du deine Lagerleistungen eines Zeitraums mit einem Mandanten ab. X-Sitter berechnet automatisch alle aktiven Kostenvorlagen des Mandanten – Lagerplatz, Artikel, Aufträge, Material, Entladen, feste Rechnungs-Positionen, Versand laut Matrix, VAS und Paletten –, fasst sie nach Leistungs-Kategorie zusammen und erstellt einen Leistungsnachweis, der als PDF gespeichert wird.

Screenshot: Seite „Mandanten“ unter Mandanten Abrechnungen mit der Liste der aktiven Mandanten und dem Geld-Button je Zeile

Bevor du startest

Dein Benutzer braucht die Rechte für Mandanten Abrechnungen und für die Abrechnungsseite – frag deinen Administrator.
Der Mandant ist ein aktiver Mandant von dir, siehe Mandanten.
Oben rechts in der Lager-Auswahl ist das richtige Lager ausgewählt. Alle Kostenvorlagen gehören zu einem Lager.
Für den Mandanten sind Kostenvorlagen angelegt und aktiv: Lagerplatzkosten, Artikelkosten, Auftragskosten, Materialkosten, Entladekosten, Palettenkosten, Versandkosten-Matrix, Rechnungs-Positionen, dazu erfasste VAS. Ohne Vorlagen bleibt die Abrechnung leer.
Leistungs-Kategorien für die Gruppierung.
Die Abrechnungs-Nummer ist in den Lager-Einstellungen im Tab Konfigurationen festgelegt. Standard: 10001.

Schritt für Schritt

Öffne WMS › Lager › Mandanten Abrechnungen. Die Seite Mandanten listet alle aktiven Mandanten alphabetisch (Spalte Firma).
Klicke neben dem Mandanten auf den Geld-Button. Die Seite Lagerkosten Abrechnung öffnet sich.
Wähle oben links den Zeitraum: dieser Monat, letzter Monat oder Eigener Bereich. Standard ist der aktuelle Monat.
Wähle rechts Netto oder Brutto. Das steuert die Summenzeilen (siehe unten).

Screenshot: Seite „Lagerkosten Abrechnung“ mit der Zeitraum-Auswahl (dieser Monat, letzter Monat, Eigener Bereich) und dem Netto/Brutto-Schalter

Die Abrechnung wird geladen. Der Kopf zeigt Rechnung-Nr, Kunden-Nr, Datum und Leistungszeitraum, gefolgt vom Text „Unsere Leistung stellen wir dir wie folgt in Rechnung.“ Jede Leistungs-Kategorie hat eine Summenzeile mit „Siehe Einzelaufstellung im Anhang“.

Screenshot: Leistungsnachweis mit Kopfdaten und einer Summenzeile je Leistungs-Kategorie

Optional: Füge mit Neue Position Zeilen hinzu. Wähle eine gespeicherte Rechnungs-Position des Mandanten (siehe Rechnungs-Positionen) oder tippe eine eigene Bezeichnung ein und drücke Enter. Esc bricht ab. Du kannst Menge und Preis einer Zeile ändern und Zeilen entfernen; die Summen werden neu berechnet.

Screenshot: Geöffnetes Feld „Neue Position“ mit der Liste der gespeicherten Rechnungs-Positionen und einer von Hand eingetippten Zeile

Darunter folgt je Kategorie die Einzelaufstellung (Name, Menge, Einzelpreis €, Gesamt €) und, falls vorhanden, der Anhang: Detaillierte Einzelnachweise mit Datum, Auftragsnummer / Referenz und Menge.

Screenshot: Einzelaufstellung der Kategorie „Handling“ und der Anhang mit den detaillierten Einzelnachweisen

Klicke auf Vorschau, um das PDF in einem Fenster zu sehen. Die Abrechnungs-Nummer wird dabei nicht erhöht.
Klicke auf Speichern, um die Abrechnung endgültig zu speichern. Du siehst „Die Rechnung wurde gespeichert“, und die Abrechnungs-Nummer des Lagers wird um 1 erhöht.

Screenshot: PDF-Vorschaufenster des Leistungsnachweises

Felder und Optionen

Feld	Bedeutung	Pflicht
Zeitraum	Leistungszeitraum (Beginn und Ende, beide Tage zählen mit).	ja (Standard: aktueller Monat)
Netto / Brutto	Netto: „Zwischensumme (netto)“, „zzgl. Umsatzsteuer 19%“, „Endsumme“. Brutto: „inkl. Umsatzsteuer 19%“, „Gesamtbetrag“. Der Steuersatz beträgt 19 %.	ja
Neue Position	Zusätzliche Zeile mit Name, Beschreibung, Menge und Einzelpreis (Standard Menge 1, Preis 1).	nein
Detail-Darstellung (aus der Vorlage)	Keine Details, Als Unterpunkte oder Einzelnachweis auf Anlage – wird in jeder Kostenvorlage festgelegt; entscheidet, ob die Position im Anhang erscheint.	–

So wird die Abrechnung aufgebaut

Die Kosten werden live beim Laden der Seite berechnet, in dieser Reihenfolge: Lagerplatzkosten, Artikelkosten, Auftragskosten, Materialkosten, Entladekosten, feste Rechnungs-Positionen („Auf jeder Rechnung einfügen“ = Ja), Versandkosten (Matrix), VAS, Palettenkosten.
Positionen mit gleichem Namen, gleichem Einzelpreis und gleicher Detail-Darstellung werden zusammengefasst. Positionen ohne Kategorie erscheinen unter Sonstiges.
Nur Speichern erhöht die Abrechnungs-Nummer, Vorschau nicht. Speicherst du erneut mit derselben Rechnungsnummer, wird die bestehende Abrechnung überschrieben.
Jede Kostenvorlage zählt nur innerhalb ihres Gültigkeitszeitraums.

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
Die Client-Id fehlt!	Die Abrechnungsseite wurde ohne Auswahl eines Mandanten geöffnet.	Öffne sie über Mandanten Abrechnungen und den Geld-Button.
Das PDF konnte nicht erzeugt werden	Das Erstellen des PDFs ist fehlgeschlagen.	Starte die Vorschau erneut; prüfe die Zeilen.
Fehler bei der PDF-Erzeugung	Die Vorschau hat kein gültiges PDF erhalten.	Wie oben.
Die Abrechnung ist leer	Keine aktive Vorlage für den Mandanten im ausgewählten Lager, der Zeitraum liegt außerhalb der Gültigkeitszeiträume, oder das falsche Lager ist ausgewählt.	Prüfe die Vorlagen, Aktiv, Gültig von / bis und die Lager-Auswahl.
Lagerplatzkosten fehlen	Keine täglichen Belegungs-Snapshots für den Zeitraum.	Siehe Lagerplatzkosten.

Tipp: Teste neue Kostenvorlagen mit einem kurzen Zeitraum (z. B. einem Tag), bevor du die erste echte Abrechnung erstellst.