Avisierungen importieren

Avisierungen aus CSV- oder Excel-Dateien mit einer wiederverwendbaren Import-Vorlage anlegen

Lieferanten und Mandanten schicken ihre Lieferavise oft als CSV- oder Excel-Datei. Statt sie abzutippen, richtest du einmal eine Import-Vorlage ein. Die Vorlage legt fest, welche Spalte der Datei zu welchem Feld der Avisierung gehört. Danach prüfst und importierst du neue Dateien mit wenigen Klicks.

Screenshot: Seite „Avisierungen importieren“ mit der Liste der Import-Vorlagen und der Tabelle „Letzte Importe“

Bevor du startest

Dein Benutzer braucht die Rechte für Avisierungen und Import. Fehlt die Schaltfläche Import, frag deinen Administrator.
Der Mandant ist angelegt, siehe Mandanten.
Die Artikel sind im Artikelstamm des Mandanten vorhanden, siehe Artikel anlegen. Je nach Vorlage können auch unbekannte Artikel übernommen werden.
Halte eine Beispieldatei des Lieferanten bereit.

Schritt für Schritt

Import-Vorlage anlegen

Öffne WMS › Avisierungen und klicke auf Import. Die Seite Avisierungen importieren öffnet sich.
Klicke auf Neue Vorlage.
Fülle die Grunddaten aus:
- Vorlagenname, z. B. „Lieferant Müller (Excel)“.
- Mandant: Ordne einen festen Mandanten zu oder wähle beim Import wählen. Bei einem festen Mandanten werden die Avisierungen immer für diesen Mandanten angelegt und die Artikel in seinem Artikelstamm gesucht.
- Dateiformat und Beispieldatei (CSV, TXT, XLS, XLSX). Die Beispieldatei dient nur der Vorschau und der Spaltenzuordnung – es werden keine Avisierungen angelegt.
- Erste Zeile ist Kopfzeile und Zeilen am Anfang überspringen.
- Bei CSV: Trennzeichen (CSV) – Semikolon, Komma, Tabulator oder Pipe – sowie Textbegrenzer und Escape.
Klicke auf Vorschau laden. Die Datei-Vorschau zeigt die ersten Zeilen deiner Datei.
Wähle unter Spaltenzuordnung für jedes Feld die passende Spalte (siehe Felder und Optionen).
Lege das Verhalten beim Import fest.
Klicke auf Vorlage speichern.

Screenshot: Formular „Import-Vorlage erstellen“ mit Vorlagenname, Mandant, Dateiformat und CSV-Einstellungen

Screenshot: Spaltenzuordnung mit Kopfdaten und Positionsfeldern, die Spalten der Beispieldatei zugeordnet sind

Datei importieren

Klicke auf der Seite Avisierungen importieren auf Datei importieren oder neben einer Vorlage auf Importieren.
Wähle die Vorlage, den Mandanten, falls die Vorlage ihn nicht festlegt, und die Import-Datei.
Unter Angaben, falls nicht in der Datei enthalten kannst du eine Lieferscheinnummer (wird nur genutzt, wenn keine Spalte zugeordnet ist), eine Bestellnummer und ein Datum für Voraussichtliche Anlieferung eingeben.
Klicke auf Datei prüfen. Der Ergebnisbereich zeigt, welche Avisierungen und Positionen angelegt würden, und listet Hinweise und Fehler auf.
Ist die Prüfung in Ordnung, klicke auf Import starten. Die Schaltfläche ist erst nach einer erfolgreichen Prüfung aktiv.
Das Ergebnis erscheint unter Letzte Importe: angelegte, aktualisierte und übersprungene Avisierungen, Hinweise, Fehler und Details.

Screenshot: Import-Seite nach „Datei prüfen“ mit der Vorschau der anzulegenden Avisierungen und Positionen

Screenshot: Tabelle „Letzte Importe“ mit Anzahl angelegt, aktualisiert und übersprungen und geöffneten Details

Felder und Optionen

Spaltenzuordnung

Kopfdaten (einmal je Avisierung):

Feld	Bedeutung
Lieferscheinnummer	Fasst die Zeilen zu Avisierungen zusammen.
Bestellnummer	Dient zum Zusammenfassen, wenn keine Lieferscheinnummer zugeordnet ist.
Container-Nummer	Containerreferenz.
Voraussichtliche Anlieferung	Erwartetes Lieferdatum.
Lieferant	Absender der Ware.

Positionen (je Zeile):

Feld	Bedeutung	Pflicht
Artikelnummer (SKU)	Bestimmt den Artikel.	ja (oder EAN)
EAN (optional, Ersatz für die Artikelnummer)	Wird nur statt der SKU genutzt, wenn die Datei keine Artikelnummer enthält.	nein
Artikelbezeichnung	Artikelname aus der Datei.	nein
Menge	Erwartete Menge.	ja
Positionsnummer	Position auf dem Beleg des Lieferanten.	nein
Chargennummer	Charge der Ware.	nein
Mindesthaltbarkeitsdatum	MHD.	nein
Lieferanten-Artikelnummer	Eigene Artikelnummer des Lieferanten.	nein
Bemerkung	Freitext.	nein

Zusätzliche Felder wie MHD oder Charge kannst du per Häkchen als Pflichtfeld markieren. Zeilen ohne Wert in einem Pflichtfeld werden dann übersprungen.

Verhalten beim Import

Einstellung	Optionen
Artikelnummer nicht im Artikelstamm	Position ohne Artikelstamm übernehmen (Übernahme bei der Einlagerung), Position überspringen, Import abbrechen
Lieferscheinnummer existiert bereits	Avisierung überspringen, Positionen der offenen Avisierung ersetzen, Trotzdem neu anlegen

Wie aus Zeilen Avisierungen werden

Jede Datenzeile wird zu einer Position.
Zeilen mit derselben Lieferscheinnummer (oder, wenn diese nicht zugeordnet ist, derselben Bestellnummer) werden zu einer Avisierung zusammengefasst.
Ist keine der beiden Spalten zugeordnet, wird die ganze Datei zu einer Avisierung. Gib die Lieferscheinnummer beim Import ein.
Neue Avisierungen starten mit dem Status Offen, siehe Avisierungen.
Positionen der offenen Avisierung ersetzen funktioniert nur, solange die vorhandene Avisierung noch offen ist. Avisierungen, die schon in Arbeit oder geschlossen sind, werden übersprungen.
Positionen ohne Artikel im Artikelstamm kannst du später am Einlagerungs-Scanner mit Artikel in die Stammdaten übernehmen in den Artikelstamm übernehmen, siehe Einlagerung.
Löschst du eine Vorlage, bleiben die damit schon importierten Avisierungen erhalten.

Fehlerbehebung

Meldung	Ursache	Lösung
Es ist noch keine Import-Vorlage vorhanden.	Es gibt keine Vorlage.	Klicke auf Vorlage erstellen und richte eine ein.
Nur CSV-, TXT-, XLS- oder XLSX-Dateien sind erlaubt	Falscher Dateityp.	Wandle die Datei um.
Die Datei enthält keine Datenzeilen.	Leere Datei oder falsche Einstellungen zur Kopfzeile.	Prüfe die Datei und Zeilen am Anfang überspringen.
Bitte die Spalte für die Artikelnummer (SKU) oder die EAN zuordnen	Pflicht-Zuordnung fehlt.	Ordne die Spalte in der Vorlage zu.
Bitte die Spalte für die Menge zuordnen	Pflicht-Zuordnung fehlt.	Ordne die Spalte in der Vorlage zu.
Keine Lieferscheinnummer …	Keine Lieferscheinnummer in der Datei und keine eingegeben.	Ordne eine Spalte zu oder gib die Nummer beim Hochladen ein.
Artikelnummer … nicht im Artikelstamm gefunden.	Unbekannter Artikel.	Lege den Artikel an oder ändere das Verhalten beim Import.
Menge "…" ungültig.	Die Menge ist keine Zahl.	Korrigiere die Datei.
Lieferscheinnummer existiert bereits und ist nicht mehr offen … - wird übersprungen.	Die Avisierung ist schon in Arbeit oder geschlossen.	Verwende eine neue Lieferscheinnummer.
Der Import ist nicht möglich, bitte die Prüfung beachten.	Die Prüfung hat Fehler gefunden.	Behebe die Fehler und prüfe erneut.
Die hochgeladene Datei wurde nicht gefunden. Bitte erneut hochladen.	Der Upload ist abgelaufen.	Lade die Datei erneut hoch.