FFN-Auftragsverarbeitung

Aufträge aus dem JTL-Fulfillment-Netzwerk empfangen, quittieren und versenden, Wareneingänge melden und den Bestand in FFN stimmig halten

Sobald dir ein Händler des JTL-Fulfillment-Netzwerks (FFN) übergeben ist, übernimmt X-Sitter die komplette Abwicklung für diesen Händler:

Wartende Ausgangsaufträge werden nach einer Bestandsprüfung angenommen und in FFN quittiert.
Versendete Aufträge und eingelagerte Ware werden an FFN zurückgemeldet.
Ein stündlicher Bestandsabgleich bringt alles andere, was den Bestand verändert, zu FFN: Korrekturen, Inventurzählungen, Einlagerungen ohne Avis, Qualitätssperren.

So ist der Bestand des Händlers in FFN immer aktuell.

Bevor du startest

Die FFN-Verbindung besteht, siehe JTL-Fulfillment-Netzwerk (FFN) verbinden.
Der Händler ist einem Mandanten zugeordnet, einschließlich des FFN-Lagers, siehe FFN-Händler. Ohne Lager werden keine Wareneingänge gemeldet.
Die Artikel des Mandanten sind importiert (Job FFN-Produkte laden). Artikel, die noch fehlen, werden einzeln aus FFN geladen, wenn ein Auftrag eintrifft.
Bestand in X-Sitter: Ein Auftrag wird nur angenommen, wenn der freie Bestand ihn deckt. Ohne gebuchte Ware bleibt jeder Auftrag in FFN.
Du hast Zugriff auf Administration › Jobs & Verbindungen, siehe Jobs & Verbindungen.

warning Kein Parallelbetrieb

Solange ein anderes System (zum Beispiel JTL-WMS) den Händler noch bedient, lass den Job des Händlers inaktiv oder ohne Stichtag. Sonst werden Aufträge doppelt quittiert und Wareneingänge doppelt gebucht.

Die drei Schalter

Aufträge kommen nur an, wenn alle drei gesetzt sind:

Schalter	Wo	Wirkung
Händler-Zuordnung	JTL › FFN Händler Übersicht › Neuen Händler mappen	Legt fest, zu welchem Mandanten die Aufträge des Händlers gehören
Job FFN - Aufträge laden, aktiv	Administration › Jobs & Verbindungen, bei der Firma des Mandanten	Gibt den Händler dieses Mandanten frei. Ein Job bei deiner eigenen (Logistiker-)Firma gilt für alle zugeordneten Händler
Stichtag Aufträge und Wareneingänge ab	In der Maske dieses Jobs	Schaltet die Abwicklung für diesen Händler scharf. Leer = der Job tut nichts

Die Karte Übernahme durch X-Sitter auf der Seite FFN-Verbindung zeigt alle Händler mit aktivem Job, ihren Stichtag und den Link Job bearbeiten.

Schritt für Schritt

Öffne ERP-Systeme › JTL › FFN Händler Übersicht und ordne den Händler dem Mandanten zu, einschließlich des FFN Warehouse (FFN-Händler).
Öffne Administration › Jobs & Verbindungen, wähle die Firma des Mandanten, lege den Job FFN - Aufträge laden an und schalte ihn ein.
Lagere die Ware des Mandanten in X-Sitter ein oder übernimm den vorhandenen Bestand, siehe Einlagerung.
Öffne den Job, trage unter Aufträge und Wareneingänge ab das Übernahmedatum ein und speichere.
Optional: Stelle Bestand mit FFN abgleichen zuerst auf nur melden (siehe unten).
Ab dem nächsten Lauf (jede Minute) erscheinen angenommene Aufträge in der Auftragsübersicht mit der Quelle FFN und dem Status Offen.

Screenshot: Job-Maske von „FFN - Aufträge laden“ mit dem Stichtag, dem Hinweis zum Parallelbetrieb und den Feldern für den Bestandsabgleich

Felder und Optionen

Feld	Wo	Bedeutung
Aufträge und Wareneingänge ab	FFN-Auftrags-Job	Übernahmedatum. FFN-Aufträge, die vor diesem Tag angelegt wurden, und Einlagerungen vor diesem Tag bleiben unberührt. Leer = kein Import und keine Wareneingangsmeldungen
Bestand mit FFN abgleichen	FFN-Auftrags-Job	aus, nur melden (Differenzen kommen per Telegram, nichts wird gebucht) oder automatisch korrigieren (Differenzen werden in FFN gebucht). Funktioniert nur mit Stichtag
Größte automatische Korrektur (Stück)	FFN-Auftrags-Job	Standard 10. Größere Differenzen werden gemeldet statt gebucht. Das schützt vor einer Fehlbuchung, die den Bestand eines Artikels in FFN leert
Avise importieren ab	Seite FFN-Verbindung	Ab diesem Tag werden FFN-Anlieferungen aller zugeordneten Händler als Avise angelegt. Leer = aus

Der Stichtag für Aufträge gilt je Job, also je Händler: Jeder Händler kann an seinem eigenen Tag übernommen werden. Das Avis-Datum gilt für deine ganze Firma und hängt von keinem Job ab.

Screenshot: Geöffnete Auswahl „Bestand mit FFN abgleichen“ mit den Optionen aus, nur melden und automatisch korrigieren

So funktioniert es

Auftrag annehmen (jede Minute)

X-Sitter liest die Aufträge des Händlers, die in FFN warten.
Jede Position muss ein bekannter Artikel sein, und der freie Bestand muss die Menge decken. Freier Bestand = Bestand auf Lagerplätzen ohne Qualitätssperre, abzüglich der offenen Mengen aller Aufträge in Bearbeitung. Stücklisten-Kopfartikel zählen nicht, ihre Bestandteile schon (siehe Stücklisten).
Reicht der Bestand, wird der Auftrag mit dem Status Wartend angelegt, in FFN quittiert, seine Dokumente (z. B. Rechnung) werden geladen, und dann wird er Offen. Erst jetzt sieht ihn das Lager.
Reicht der Bestand nicht oder ist ein Artikel unbekannt, wird nichts angelegt. Der Auftrag wartet weiter in FFN und wird im nächsten Lauf erneut geprüft.
Wird ein Lauf zwischen Anlegen und Öffnen des Auftrags unterbrochen, schließt der nächste Lauf den Auftrag ab oder entfernt den wartenden Auftrag wieder.

Nachdem der Auftrag geöffnet wurde, starten Workflows mit dem Auslöser „wenn ein Auftrag importiert/angelegt wird“, siehe Workflows.

Stornierungen

Ein in FFN stornierter Auftrag wird in X-Sitter storniert, solange er Offen, Wartend, Fehler oder Wartet ist. Ist er bereits in Bearbeitung, bleibt er bestehen und du bekommst eine Telegram-Nachricht.

Versand melden (alle 5 Minuten)

Für Aufträge mit dem Status Versendet schickt X-Sitter eine Versandmeldung an FFN mit den versendeten Mengen und einem Paket je Trackingnummer. FFN bucht den Bestand aus und markiert den Auftrag als versendet. Die Auftrags-Historie zeigt dann Tracking übertragen.

Wareneingänge melden (alle 5 Minuten)

Für Avise, die aus FFN kamen, meldet X-Sitter die eingelagerte Menge je Artikel, Charge und MHD, die FFN noch nicht kennt. Einlagerungen warten zehn Minuten, bevor sie gemeldet werden, damit du sie noch stornieren kannst. Ein Avis, das du in X-Sitter abschließt, wird in FFN abgeschlossen, sobald alles gemeldet ist.

Screenshot: Avis aus FFN mit eingelagerten Positionen und dem Status abgeschlossen

Bestandsabgleich (stündlich)

Wird je Job mit Bestand mit FFN abgleichen eingeschaltet.

Für jeden Artikel des Mandanten, der in FFN bekannt ist, vergleicht X-Sitter seinen Bestand mit dem FFN-Bestand: Ware auf Lagerplätzen ohne Qualitätssperre gegen den FFN-Bestand (einschließlich der für Aufträge reservierten Mengen), qualitätsgesperrte Ware gegen den gesperrten FFN-Bestand.
Die Differenz ist die Korrektur. Beispiel: Im Lager werden 6 Stück ausgebucht, X-Sitter hat 94, FFN hat 100 – der Abgleich meldet oder bucht −6.
Ein Artikel wird übersprungen, solange sein Bestand in Bewegung ist: Ein Auftrag mit dem Artikel ist in Bearbeitung (gepickt, gepackt, wartet auf Verladung) oder wurde als FFN-Auftrag versendet, aber noch nicht gemeldet; der Artikel wurde in den letzten 30 Minuten eingelagert; ein Wareneingang zu einem FFN-Avis ist noch nicht gemeldet; eine frühere Korrektur ist noch offen.
Nur melden: Die Differenzen kommen per Telegram, dieselbe Liste höchstens einmal am Tag. Automatisch korrigieren: Differenzen bis zur Grenze werden in FFN mit der Notiz „X-Sitter Bestandsabgleich“ gebucht; größere werden gemeldet.
Notbremse: Weichen mehr als 20 Artikel und gleichzeitig mehr als ein Viertel der verglichenen Artikel ab, wird nichts gebucht, nur gemeldet. So viele Differenzen sind keine Korrekturen, sondern Bestand, der in X-Sitter noch nicht gebucht wurde.

Empfohlene Reihenfolge bei der Übernahme eines Händlers: zuerst nur melden – die Liste zeigt, ob der Anfangsbestand in X-Sitter zum FFN-Bestand passt –, danach automatisch korrigieren.

Was aus FFN übernommen wird

FFN	X-Sitter
Auftragsnummer des Händlers	Auftrags-ID
Externe Nummer (Shop)	Auftragsnummer
Lieferadresse mit Firma, Anrede, Bundesland, Mobilnummer	Lieferadresse, Straße und Hausnummer getrennt
Externe und interne Notiz	Bemerkung am Auftrag; die interne Notiz beginnt mit „Intern:“
Versandart	Versanddienstleister und Name der Versandart
Gewünschtes Lieferdatum	Voraussichtliches Lieferdatum
Priorität 0–5	Priorität 10–1
Positionen	SKU, Name, Menge, Netto- und Bruttopreis, Steuersatz, Artikel, EAN, Gewicht
Stückliste	Kopfartikel als Set-Position (wird nicht gepickt), Bestandteile als Positionen
Dokumente (Rechnung, Lieferschein, Versandetikett)	Auftragsdokumente

Gut zu wissen / Fehlerbehebung

Die meisten Meldungen kommen per Telegram. Abonniere JTL-FFN - Fehler, siehe Telegram-Benachrichtigungen.

Meldung	Ursache	Lösung
Es kommen keine Aufträge an, obwohl der Stichtag gesetzt ist	Job fehlt oder ist inaktiv, Händler nicht zugeordnet, oder der Auftrag wurde vor dem Stichtag angelegt	Prüfe die Karte Übernahme durch X-Sitter auf der Seite FFN-Verbindung; korrigiere Job und Zuordnung
Der FFN-Auftrag … wartet in JTL-FFN und wurde nicht angenommen. mit „Not enough stock: SKU (x needed, y free)“	Der freie Bestand reicht nicht	Lagere die Ware ein; der nächste Lauf nimmt den Auftrag an
… mit „Unknown article: SKU“	Der Artikel ist weder in X-Sitter noch in FFN zu finden	Importiere oder lege den Artikel an (SKU des Händlers, Eigentümer = Mandant)
Der FFN-Auftrag … kann so nicht importiert werden und bleibt in JTL-FFN liegen.	Der Auftrag hat keine pickbare Position oder eine Menge mit Nachkommastellen	Kläre den Auftrag mit dem Händler
Der Auftrag … wurde in JTL-FFN storniert, ist hier aber bereits in Arbeit …	Die Stornierung kam, nachdem das Picken begonnen hatte	Stoppe den Auftrag von Hand
Die Versandmeldung für den Auftrag … wurde von JTL-FFN nicht angenommen … mit „Stocks_NotEnoughStock“	FFN kennt den Bestand nicht (Wareneingang nie gemeldet)	Lagere die Ware über ein FFN-Avis ein oder korrigiere den Bestand in FFN
Für … wurden n Stück mehr an JTL-FFN gemeldet, als jetzt eingelagert sind …	Eine Einlagerung wurde storniert, nachdem sie gemeldet war	Der Bestandsabgleich korrigiert die Differenz; sonst korrigiere den Bestand in FFN von Hand
Einlagerungen zur Referenz … passen zu mehreren Avisen …	Zwei Avise haben dieselbe Lieferschein-/Auftragsnummer und denselben Artikel	Ändere die Referenz eines der Avise
Bestandsabgleich JTL-FFN, Händler …: n Artikel weichen ab. …	Lager- und FFN-Bestand weichen ab; der Job steht auf „nur melden“ oder die Notbremse hat gegriffen	Prüfe die Liste; stimmt der Lagerbestand, stelle auf „automatisch korrigieren“ um oder korrigiere in FFN
… n Differenzen liegen über der Grenze von x Stück und wurden nicht gebucht. Bitte prüfen.	Differenz größer als Größte automatische Korrektur	Prüfe den Bestand; erhöhe die Grenze im Job oder korrigiere von Hand in FFN
… n Korrekturen wurden von FFN nicht angenommen.	FFN lehnt die Korrektur ab, z. B. weil der Artikel dort mit Charge oder MHD geführt wird	Korrigiere den Bestand dieses Artikels in FFN von Hand
Die Einstellung ist für diese Firma nicht angelegt. … (beim Speichern des Avis-Datums)	Deine Firma hat noch keine FFN-Händler-Zuordnung	Ordne zuerst einen Händler zu; bleibt die Meldung, wende dich an den X-Sitter-Support
Bitte ein gültiges Datum angeben oder das Feld leer lassen.	Das Datum ist ungültig	Wähle das Datum mit der Datumsauswahl

Grenzen

Sperrt ein Händler einen Auftrag in FFN, um ihn zu ändern, wird ein Auftrag, den X-Sitter bereits angenommen hat, nicht gestoppt.
FFN wird erst informiert, wenn der Auftrag Versendet ist. Teillieferungen davor werden nicht gemeldet.
Der Bestandsabgleich vergleicht je Artikel, nicht je Charge oder MHD. Artikel, die FFN mit Charge oder MHD führt, werden nicht automatisch korrigiert.
Eine Einlagerung, die nach der Wareneingangsmeldung storniert wird, und Qualitätssperren werden nur vom Bestandsabgleich ausgeglichen. Ohne ihn bleibt die Differenz in FFN.