Importvorlagen (CSV & Excel)
Mit Importvorlagen liest du CSV- und Excel-Dateien in X-Sitter ein. Eine Vorlage speichert den Import-Typ, optional den Mandanten, das Dateiformat und die Zuordnung „Spalte der Datei → Feld in X-Sitter“. Einmal gespeichert, importierst du mit wenigen Klicks beliebig viele Dateien mit demselben Aufbau.
Am häufigsten wird der Artikel-Import genutzt: Artikel mit Attributen, Kategorien, Hauptbild, Produktfamilie und Eigentümer anlegen oder aktualisieren. Dasselbe Werkzeug importiert auch Kategorien, Hersteller, Stücklisten, Lagerplätze, Bestand und Trackingnummern.
Bevor du startest
- Dein Benutzer braucht die Rechte für den Import, die Vorlagenliste und das Anlegen von Vorlagen – frag deinen Administrator.
- Für einen Artikel-Import richte zuerst ein:
- Attribut-Gruppen und Attribut-Felder. Die Vorlage zeigt deine Felder nach Attribut-Gruppe sortiert, dazu die Standardfelder, die deine Firma noch nicht hat („Wird beim ersten Import für die Firma angelegt.“).
- Dropdown-Attribute mit ihren Werten. Texte in der Datei werden den Dropdown-Werten zugeordnet (zuerst der exakte Name, dann der erste Teiltreffer, sonst wird der Rohwert gespeichert).
- Mandanten, wenn du für einen Mandanten importierst.
- Die Sprachen deiner Firma (Katalog › Attribute › Sprachen), wenn du Namen und Beschreibungen in mehreren Sprachen importierst.
- Kategorien mit einer externen ID, wenn du das Feld externe Kategorie Id nutzt. Kategorien in den Feldern Kategorie 1–6 werden automatisch angelegt.
- Dateiformat: CSV (
.csv,.txt,.tsv) oder Excel (.xls,.xlsx).
Bei Excel-Dateien liest X-Sitter das aktive Tabellenblatt – das, das beim letzten Speichern der Datei geöffnet war. Formeln werden als ihr Ergebnis gelesen, Datumszellen als YYYY-MM-DD, ganze Zahlen ohne Nachkommastellen (so bleiben EANs vollständig).
Schritt für Schritt
Vorlage anlegen
- Öffne Katalog › Import › Vorlagen und klicke auf Neue Vorlage. Oder öffne direkt Katalog › Import › Vorlage erstellen.
- 1 · Vorlage: Gib den Name der Vorlage ein, wähle den Import-Typ und den Mandant. Die Mandanten-Auswahl sieht nur der Logistiker: Sie listet deine eigene Firma unter Logistiker und deine aktiven Mandanten unter Mandanten – siehe
Der Mandant einer Vorlage . Die Typen sind in Artikel & Katalog, Lager und Aufträge & Versand gruppiert; ein kurzer Text unter der Auswahl erklärt, was der gewählte Typ macht. - 2 · Beispiel-Datei & Format: Ziehe eine Beispieldatei in das Feld CSV- oder Excel-Datei hierher ziehen oder klicken. Sie dient nur der Vorschau und der Zuordnung – sie wird weder importiert noch gespeichert. Bei CSV erkennt X-Sitter das Trennzeichen automatisch; du kannst es, den Textbegrenzer und Erste Zeile enthält Spaltennamen anpassen.
- Prüfe die Vorschau. Zugeordnete Spalten sind blau hervorgehoben und zeigen den Namen ihres Felds. Die Vorschau bleibt oben stehen, während du durch die Zuordnung scrollst.
- 3 · Spalten zuordnen: Die Felder sind in aufklappbaren Abschnitten gruppiert – Stammdaten, Bilder, Texte & Kategorien · [Sprache] (Standardsprache zuerst) und Attribute · [Gruppe]. Jeder Abschnitt zeigt einen Zähler „x / y“. Wähle für jedes Feld die Spalte deiner Datei; daneben steht ein Beispielwert aus der Datei.
- 4 · Einstellungen des Imports – nur bei einigen Import-Typen, siehe unten.
- Klicke in der Leiste unten auf Vorlage speichern. Fehlt etwas, listet Bitte noch ergänzen es auf (Name, Import-Typ, Trennzeichen, Pflichtfelder). Sonst siehst du „Die CSV-Import-Vorlage wurde erfolgreich gespeichert“.
Hilfen für die Zuordnung:
- Automatisch zuordnen ordnet Spalten zu, deren Überschrift zu einem Feld passt (z. B. „SKU“ → Artikelnummer (SKU)). Bei einer neuen Vorlage passiert das automatisch, sobald du die Datei lädst.
- Feld suchen …, Nur zugeordnete und Zuordnung leeren.
- Ist eine Spalte mehreren Feldern zugeordnet, zeigt das Feld „Spalte auch zugeordnet zu: …“.
Datei importieren
- Klicke in der Vorlagenübersicht neben der Vorlage auf Datei importieren (Wolken-Symbol).
- Ziehe die Datei in den Dialog oder wähle sie aus – oder wähle aus Deinem Datenpool. Der Datenpool listet deine CSV- und Excel-Dateien, die neuesten zuerst. Du kannst vorher Dateien unter Katalog › Import › Dateien hineinladen.
- Ist der Import fertig, meldet X-Sitter, wie viele Datensätze verarbeitet wurden. Bei Artikel einbuchen zeigt die Meldung auch die angelegten und gedruckten Palettenlabel. Die Spalte verarbeitete Elemente in der Übersicht zeigt die Anzahl des letzten Laufs.
Vorlage bearbeiten, duplizieren oder löschen
- Klicke auf den Namen oder auf Bearbeiten, um eine Vorlage zu ändern.
- Duplizieren legt eine Kopie „[Name] (Kopie)“ an und öffnet sie sofort, damit du sie umbenennen kannst.
- Löschen fragt Soll die Vorlage wirklich gelöscht werden? und bestätigt danach Die Vorlage wurde gelöscht.
Neue Datei in eine vorhandene Vorlage laden
Lädst du eine neue Beispieldatei in eine gespeicherte Vorlage, folgen die Zuordnungen ihrer Spalte über den Spaltennamen. Hat die neue Datei eine andere Spaltenreihenfolge oder zusätzliche Spalten, wandern die Zuordnungen mit; leere Felder mit einem genau passenden Spaltennamen werden ausgefüllt. Felder, deren Spalte es nicht mehr gibt, stehen unter „Ohne passende Spalte, bitte zuordnen: …“. Das funktioniert nur mit einer Kopfzeile – ohne Spaltennamen bleiben die Spaltennummern.
Eine Vorlage funktioniert für beide Formate: Dieselbe Vorlage kann eine CSV- oder eine Excel-Datei lesen. Trennzeichen und Textbegrenzer gelten nur für CSV.
Import-Typen
Bei Lager Plätze anlegen und Artikel einbuchen kannst du im Abschnitt Platzname aus Teilen den Platznamen aus bis zu acht Spalten zusammensetzen. Die Teile werden mit „-“ verbunden; Teile ab dem zweiten werden mit führenden Nullen auf die gewählte Stellenzahl aufgefüllt.
Der Mandant einer Vorlage
Die Auswahl bietet zwei Gruppen: Logistiker mit deiner eigenen Firma und Mandanten mit deinen aktiven Mandanten.
- — kein Mandant —: Die Spalte Eigentümer (Mandant) entscheidet; ohne diese Spalte gehören die Artikel deiner eigenen Firma.
- Logistiker: Jede Zeile gehört deiner eigenen Firma – gefunden oder angelegt werden nur deine eigenen Artikel (Artikel ohne Eigentümer). Die Eigentümer-Spalte wird ebenfalls ignoriert.
- Ein Mandant: wie in der Tabelle oben.
Die Auswahl sieht nur der Logistiker – ein angemeldeter Mandant importiert immer für sich selbst. Siehe auch Artikel-Eigentümer und Mandantenzugriff.
Felder für den Artikel-Import
Ältere Vorlagen zeigen ihre Zuordnungen beim Öffnen an den neuen Feldern (zum Beispiel „SKU“ als Attribut → Artikelnummer (SKU), Namen und Beschreibungen ohne Sprache → das Feld der Standardsprache). Speichere die Vorlage, um sie dort abzulegen.
Einstellungen für „Artikel einbuchen“
Labels werden erst gedruckt, wenn der ganze Import gespeichert ist. Schlägt der Import fehl, wird kein Label angelegt oder gedruckt. Siehe auch Palettenübersicht.
Einstellungen für „Portal-Mapping“
Der Import-Typ Portal-Mapping schreibt dieselben Werte wie die Karte Portal-Mapping im Reiter Mapping des Artikels (siehe Artikel-Mapping) – für viele Artikel auf einmal. Eine Zeile der Datei ist ein Artikel.
- Leere Zellen lassen den bisherigen Wert stehen. Ein vorhandenes Mapping des Artikels in diesem Portal wird nur in den Spalten geändert, die du gefüllt hast; gelöscht wird nichts.
- Unbekannte Artikelnummern werden übersprungen. Gibt es eine Artikelnummer bei mehreren Eigentümern und die Vorlage hat keinen Mandanten, bricht der Import ab und nennt die Zeile – wähle den Mandanten in der Vorlage.
- Artikelnummern aus Ziffern mit Dezimaltrenner werden in beiden Schreibweisen gesucht: Eine Datei mit
122.68(so schreibt es ein JTL-Export oder eine Tabellenkalkulation) findet auch den Artikel122,68– die Schreibweise, die X-Sitter und JTL verwenden. Artikelnummern mit Buchstaben (B6.2) werden genau so gesucht, wie sie geschrieben sind. - Ein neues Portal-Mapping gehört immer dem Logistiker, auch bei einem Artikel eines Mandanten.
Gut zu wissen
- Ein Import gilt ganz oder gar nicht: Schlägt eine Zeile fehl, wird nichts gespeichert, und die Meldung nennt die Zeile („Zeile N: … Es wurde nichts gespeichert.“).
- Der Import läuft direkt in deinem Browser – lass die Seite offen, bis die Meldung erscheint.
- Artikelnummern sind je Firma und Eigentümer eindeutig. Ein anderer Eigentümer erzeugt einen eigenen Artikel mit derselben SKU.
- Die Vorlage speichert die ersten Zeilen der Beispieldatei, damit Spalten und Beispielwerte beim nächsten Öffnen wieder sichtbar sind.
- Für Auftragsdateien nutze die eigenen Importvorlagen für Aufträge.
- Nach einem Artikel-Import willst du vielleicht Bilder ergänzen oder Bestand buchen (Einlagerung).